Nowe prawo ws. dokumentacji. Firmy zaoszczędzą?

Posłuchaj

O zmianach dla w firm w zakresie przechowywania dokumentów w radiowej Jedynce (Elżbieta Szczerbak, Naczelna Redakcja Gospodarcza Polskiego Radia)

Dodaj do playlisty

Dodaj do playlisty

I się wreszcie doczekali – Ministerstwo Rozwoju przygotowało przepis pozwalający przechowywać akta wyłącznie w formie elektronicznej. Projektem ustawy niebawem ma się zająć rząd.

Projekt jest elementem tzw. pakietu 100 zmian dla firm. Zgodnie z nim, przedsiębiorca będzie mógł przechowywać dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, a nie jak obecnie papierowej. Skrócony zostanie również sam okres przechowywania z 50 do 10 lat. To zdecydowanie ułatwi życie przedsiębiorcom.

- Jest to jeden z elementów programu, który ma ograniczyć ilość dokumentów papierowych. Zakładamy, że takie zmiany pozwolą na oszczędności w firmach i na mniejszą biurokrację - uważa wiceminister rozwoju Jerzy Kwieciński

Tony dokumentów

Kierunek zmian chwali Witold Polkowski, ekspert Pracodawców RP.

- Jeśli weźmiemy pod uwagę, że w dzisiejszym stanie prawnym pracodawcy muszą przechowywać cały szereg dokumentów, nie są tylko akta osobowe, ale i dokumentacje ze stosunku pracy i inne dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników, przez okres 50 lat po ustaniu zatrudnienia, to co nam proponuje rząd, w ramach ustawy, czyli okres dziesięcioletni, to jest bardzo dobry pomysł  - chwali Witold Polkowski ekspert Pracodawców RP.

Wysokie koszty przechowywania

Dotychczas bowiem szczególnie w przypadku średnich i dużych firm, konieczność przechowywania dokumentacji przez 50 lat była problematyczna i kosztowna.

- Jeśli pracodawca istnieje od kilkunastu lat, zatrudnia 2 tysiące pracowników, to w jego archiwum znajduje się nawet kilkanaście tysięcy teczek akt osobowych. Musi spełnić warunki, żeby to przechowywać i powoli staje się firmą, która przechowuje dokumenty, a nie zajmuje się prowadzeniem działalności gospodarczej. Można to również zlecić wyspecjalizowanej formie, jednak tu się pojawiają dodatkowe koszty – wyjaśnia gość.

Dokumenty cyfrowe wypierają papier

Dlatego już dziś w większości firm cyfrowy obieg dokumentów stał się stałą praktyką. Jednak ze względu na niejednoznaczne prawo, pracodawcy wolą się zabezpieczyć i stosują wersję zarówno papierową, jak i elektroniczną. Planowana nowelizacja rozwiązałaby ten problem

- Musimy iść z postępem, bo wiele pracodawców już dziś pracuje na dokumentach elektronicznych, a nie papierowych – przypomina rozmówca.

Zmianami wkrótce ma się zająć Rada Ministrów. Pracodawcy liczą, że nowe przepisy wejdą w życie już w przyszłym roku.

Okres półwiecznej archiwizacji jest ewenementem na skalę europejską, funkcjonuje on jedynie w Polsce. Przykładowo w Wielkiej Brytanii dokumenty kadrowo-płacowe przechowuje się 6 lat, w Niemczech i Finlandii – 10 lat, a w Danii – 5 lat.

Elżbieta Szczerbak, abo