Od nowego roku akta pracownicze będą przechowywane krócej. Zmiany w przepisach
Od 1 początku przyszłego roku firmy będą mogły przechowywać akta pracownicze przez 10, a nie jak do tej pory - przez 50 lat. Będą mogły też wybrać, czy chcą prowadzić dokumentację w formie papierowej, czy elektronicznej. Skrócenie okresu przechowywania akt w pierwszej kolejności obejmie osoby nowo zatrudnione - tłumaczy Alina Głębicka-Rękawek z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
2018-05-30, 12:03
Posłuchaj
Zmiany obejmą zatem osoby zatrudniane po raz pierwszy od stycznia 2019 roku. Alina Głębicka-Rękawek tłumaczy, że taką opcję będą miały też osoby zatrudnione od stycznia 1999 roku, pod warunkiem, że pracodawca spełni pewne warunki - a przede wszystkim złoży w ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania tak zwanych raportów informacyjnych i musi je potem przekazać.
Takie raporty od przyszłego roku będą przekazywane co miesiąc, a w przypadku pracowników zatrudnionych między rokiem 1999 a 2018 firma będzie musiała przekazać raport zbiorczy za okres całego zatrudnienia.
- Od momentu złożeniu oświadczenia pracodawca ma rok na złożenie raportów informacyjnych za wszystkich swoich ubezpieczonych - podkreśla Alina Głębicka-Rękawek.
Firmy oszczędzą?
Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji może przynieść firmom realne oszczędności, bo są branże, że pracownicy zmieniają się często, a to oznacza "produkcję" ton papieru. Wioletta Żukowska-Czaplicka z Pracodawców RP mówi, że dotychczas długi okres przechowywania akt pracowniczych był problemem nie tylko logistycznym, ale też finansowym - kosztować to mogło nawet 130 milionów złotych rocznie.
REKLAMA
- Dobrze, że kończymy z takim obowiązkiem - ocenia.
Pracownicy nie powinni się obawiać o wyliczenie swoich przyszłych emerytur lub rent, bo ZUS będzie dysponował wszystkimi niezbędnymi informacjami. Alina Głębicka-Rękawek deklaruje, że ZUS będzie informował pracownika o tym, że jego firma przesłała do zakładu raporty informacyjne. Dodatkowo, przy zakończeniu stosunku pracy pracodawca jest zobowiązany do przekazania ubezpieczonemu kopii raportu informacyjnego.
W przypadku osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku pracodawca będzie nadal zobowiązany do przechowywania akt przez 50 lat. Więcej - na stronie www.zus.pl.
Audycja powstała we współpracy z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.
REKLAMA
Naczelna Redakcja Gospodarcza, Jedynka, Karolina Mózgowiec, md
REKLAMA