Epidemia wymusza cyfryzację. Przyspiesza rozwój zdalnej administracji uniwersytetów

Od połowy marca biura administracji wielu uczelni w Polsce przeszły w tryb pracy zdalnej w związku z rozprzestrzeniającym się koronawirusem. Interesantów obsługiwały tylko online, a to wymusiło zmiany w organizacji pracy administracji centralnej i wydziałowej szkół wyższych.

– Od dwóch miesięcy większość korespondencji dotyczącej badań prowadzonych na Uniwersytecie Warszawskim jest w elektronicznym obiegu. Ja jestem jego końcowym ogniwem. Właśnie dobiłem do 800 dokumentów podpisanych podpisem elektronicznym. Oszczędność papieru i czasu. Powinno zostać na zawsze – napisał pod koniec maja na Twitterze prorektor UW prof. Maciej Duszczyk.

Do elektronicznego obiegu trafiło 70 proc. dokumentów

Prof. Duszczyk zastrzega jednak, że elektroniczny obieg dokumentów nie pozwala obecnie – i nie pozwoli po epidemii – załatwić wszystkich spraw administracyjnych.

– Prawo nam tego zabrania. Tak jest na przykład w przypadku opisywania faktur, które muszą być tradycyjne, papierowe. Natomiast wszystkie wewnętrzne procedury lub inne, które można realizować poprzez elektroniczny obieg dokumentów, będą w przyszłości tak już procedowane – zapowiedział.

REKLAMA

W jego ocenie duża część środowiska akademickiego przełamała nieufność do zdalnego sposobu załatwiania wielu formalności. Według szacunków prof. Duszczyka do elektronicznego obiegu trafiło już na UW 60-70 proc. wszystkich dokumentów, wymagających podpisu, co – w stosunku do sytuacji przed pandemią – oznacza wyraźny postęp.

Według informacji przekazanej przez Martę Komor, rzecznik prasowej Uniwersytetu SWPS, również na jej uczelni epidemia koronawirusa zwiększyła liczbę procedur, które można przeprowadzić online. Otworzyła też pole do projektowania rozwiązań, które nie były dotychczas oczywiste, takich jak konsultacje online. Obecnie można je zrealizować szybko, bez konieczności wychodzenia z domu.

Powiązany Artykuł

Jaki procent pracowników mógłby pracować zdalnie po wygaśnięciu pandemii. Znamy dane na ten temat

Epidemia nie przyśpieszyła prac

Tryb załatwiania spraw administracyjnych w czasie epidemii zmienił się też na Uniwersytecie Opolskim, który umożliwił załatwienie praktycznie wszystkich spraw za pomocą skanu dokumentu.

– Jest jednak bardzo ważny warunek: e-mail wraz z załącznikiem musi zostać wysłany z indywidualnego konta pocztowego studenta lub pracownika, który jest autoryzowane poprzez system USOS – poinformował rzecznik uczelni Maciej Kochański.

REKLAMA

Zastrzegł, że w ten sposób nie można jednak załatwić spraw wymagających wprost podpisu odręcznego lub kwalifikowanego.

Uniwersytet Opolski od września 2019 roku pracuje nad wdrożeniem Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Jeszcze przed wystąpieniem pandemii podjął pracę, aby wyeliminować lub ograniczyć do niezbędnego minimum klasyczny obieg dokumentów.

– Obecna sytuacja jedynie utwierdziła nas w przekonaniu co do słuszności tej idei – stwierdził Kochański.

Zastrzegł jednak, że epidemia ani nie przyśpieszyła prac, ani ich nie opóźniła.

REKLAMA

Wszystkie sprawy za pośrednictwem poczty elektronicznej

Rzecznik Uniwersytetu w Białymstoku Katarzyna Dziedzik poinformowała, że jej uczelnia od kilku lat stopniowo wdraża system elektronicznego zarządzania dokumentacją, który pozwoli ograniczyć obieg dokumentacji papierowej. Proces ten nabrał tempa dzięki środkom z projektu "Nowoczesny Uniwersytet szansą na rozwój przyszłych kadr regionu" finansowanego z Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój.

Od kilku lat uczelnia planowała też projekty związane z rozbudową systemu do elektronicznego zarządzania dokumentami.

Powiązany Artykuł

Na naukę nigdy nie jest za późno. Bezpłatne szkolenia w ramach kampanii "e-Polak potrafi!"

– Te działania w okresie pandemii nie przyspieszyły, bo projekt realizowany jest zgodnie z harmonogramem. Natomiast konieczność natychmiastowego wdrożenia kształcenia zdalnego na dużo większą skalę, niż do tej pory, przyspieszyła prace nad rozbudową funkcjonalności platformy do e-edukacji. Uczelnia udostępniła też swoim pracownikom i studentom dodatkowe usługi biurowe – dodała.

Od 16 marca do 25 maja 2020 r. na białostockim Uniwersytecie wszystkie bieżące sprawy załatwiano za pośrednictwem poczty elektronicznej, systemu USOS lub telefonicznie. Dotyczyło to także studentów.

REKLAMA

 

PolskieRadio24.pl/IAR/PAP/DoS