Kontrole ZUS mogą pomóc pracownikom

Posłuchaj

Sylwia Zadrożna rozmawia z Elżbietą Żurek z Departamentu Kontroli Płatników Składek centrali ZUS./Jedynka/

Dodaj do playlisty

Dodaj do playlisty

Kontrole powinny odpowiedzieć na kilka pytań.

– Czy płatnik składek poprawnie zgłosił wszystkich wykonujących pracę do ubezpieczeń społecznych, czy prawidłowo obliczył te składki i w terminie zapłacił oraz czy poprawnie skompletował dokumentację  emerytalno-rentową dla osoby, która ubiega się o to świadczenie lub będzie się ubiegała w przyszłości i czy poprawnie obliczył świadczenia, rozliczył je w deklaracjach rozliczeniowych – wyjaśnia Elżbieta Żurek z Departamentu Kontroli Płatników Składek centrali ZUS.

Kontrolerzy mogą zatem  przyjść do tych wszystkich, którzy powierzają pracę czy to na podstawie umowy o pracę, czy też umów cywilnoprawnych – zlecenia czy o dzieło.

Ważne !

Kontroli podlegają także płatnicy składek, którzy wysyłają pracowników za granicę. Przedmiotem kontroli jest ustalenie właściwego ustawodawstwa dla ubezpieczonych świadczących pracę za granicą.

Kontrola ZUS może być rozpoczęta na wniosek pracowników danej firmy, którzy chcieliby się upewnić, czy wszystko z ich składkami jest w porządku. Jest to traktowane jako sygnał o ewentualnych nieprawidłowościach. Po sprawdzeniu podejmowana jest decyzja o przeprowadzeniu kontroli, i czy ma to być kontrola okresowa, czy tylko doraźna.

Jak często i jak długo można kontrolować

Tak często, aby możliwe było dochodzenie należności z tytułu składek i wypłaconych świadczeń. Jednak zgodnie z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej ZUS powinien wcześniej zawiadomić o zamiarze przeprowadzenia kontroli.

– Zawiadomienie takie musi być doręczone przynajmniej na 7 dni przed planowanym terminem. Inspektor natomiast, jak już ma dowód na doręczenie takiego zawiadomienia, to musi wszcząć kontrolę od 8. do 30. dnia od doręczenia tego zawiadomienia. Gdyby się tak zdarzyło, że w tym terminie płatnik np. wyjechał, albo z jakiś innych przyczyn nie mógł uczestniczyć w kontroli, to zawiadomić trzeba po raz drugi – zauważa Elżbieta Żurek.

W zawiadomieniu podaje się też zakres kontroli, a ustawa określa również limity kontroli dla przedsiębiorców. I tak: mikroprzedsiębiorców można kontrolować tylko przez 12 dni roboczych w roku kalendarzowym, małych przez 18, średnich przez 24, a pozostałych przez 48 dni.

Te limity czasowe ma każdy z organów kontrolnych, czyli ZUS, Urząd Skarbowy  i inne organy kontrolne. Limity te zostały ściśle określone w ustawie. Nie ma więc możliwości prawnych, aby je wydłużyć.

Ważne!

Gdyby się zdarzyło, że inspektor przedłużyłby kontrolę chociażby o jeden dzień, to zgodnie z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej naruszyłby przepisy i wyniki tej kontroli nie mogłyby być wykorzystane w żadnym postępowaniu administracyjnym, skarbowym czy karnym.

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej nałożyła obowiązek doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jest ono dostarczane osobiście przez inspektora albo wysyłane pocztą. W zawiadomieniu podaje się zakres kontroli oraz dane kontaktowe inspektora kontroli w celu ustalenia terminu rozpoczęcia inspekcji. Obowiązek informowania o planowanej kontroli dotyczy płatników składek będących przedsiębiorcami. W przypadku pozostałych płatników nie ma wymogu pisemnego powiadamiania – jednak i tak inspektor kontroli informuje, że zamierza przyjść na kontrolę. Natomiast samo rozpoczęcie kontroli następuje przez osobiste doręczenie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli przez inspektora kontroli. Tego samego dnia inspektor umawia się na termin doręczenia lub okazania przez płatnika dokumentów. Ponadto ustala liczbę ubezpieczonych oraz okres objęty kontrolą. Generalna zasada jest taka, że nie można kontrolować okresu, który już podlegał sprawdzeniu.

Co powinien udostępnić kontrolerowi płatnik składek

Należy udostępnić wszelkie dokumenty związane z zakresem kontroli. Przede wszystkim to, co ma wpływ na zgłoszenie do ubezpieczeń, czyli wszelkie umowy o pracę, umowy cywilno-prawne, które pozwolą na zweryfikowanie tego, co jest zapisane w systemie ZUS na podstawie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych – z tym, co zastaniemy u płatnika. Jeżeli płatnik prowadzi księgi rachunkowe, to wydruki z kont księgowych syntetycznych i analitycznych, ale tylko tych, które ewidencjonują zdarzenia gospodarcze mające wpływ na dane ZUS, czyli wypłaty wynagrodzeń, świadczenia w naturze. Oprócz tego należy udostępnić wszelkiego rodzaju ewidencje, np. pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach,  ponieważ przepisy o Funduszu Emerytur Pomostowych wymagają, aby płatnik wykazał ich w odpowiednich formularzach ZUS i zapłacił za nich odpowiednie składki na FEP.

Czy w trakcie kontroli można mieć zastrzeżenia do jej przebiegu

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej wprowadziła nowy środek odwoławczy –  sprzeciw. Można go wnieść np. w związku z wadliwym upoważnieniem czy wszczęciem kontroli przed upływem 8 dni, bez zgody płatnika. Termin na wniesienie sprzeciwu to 3 dni od daty wszczęcia kontroli. Jeżeli płatnik uważa, że limit czasowy kontroli został przekroczony, to owe 3 dni biegną od następnego dnia po przekroczeniu tego limitu.

Czy ustalenia kontrolerów ZUS są ostateczne, czy można się od nich odwołać

Kontrola kończy się w dniu osobistego doręczenia protokołu kontroli albo nadania go za pośrednictwem poczty. Protokół zawiera wyłącznie ustalenia czyli opisanie stanu rzeczywistego i porównanie ze stanem, który powinien być. Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych – Zakład nie wydaje zaleceń. Inspektor kontroli jedynie informuje płatnika składek, że ma obowiązek złożyć dokumenty korygujące.

– Jeżeli płatnik składek nie zgadza się z ustaleniami, to ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych przewiduje środki, w postaci złożenia zastrzeżeń. Termin wniesienia zastrzeżeń to jest 14 dni od daty doręczenia protokołu kontroli  –  podkreśla Elżbieta Żurek z Departamentu Kontroli Płatników Składek centrali ZUS.

W ostateczności płatnikowi składek przysługuje odwołanie do sądu.

Czy płatnik musi być obecny podczas kontroli

Jeżeli chodzi o przedsiębiorców, to czynności kontrolne prowadzi się w obecności płatnika. Gdyby się zdarzyło, że fizycznie go nie ma, np. jest w delegacji, to ma obowiązek wskazać osobę upoważnioną do reprezentowania go. A jeżeli jest obecny, ale termin kontroli mu nie odpowiada, to umawia się z inspektorem kontroli na inny, dogodny dla obu stron termin. Jeżeli zdarzyłoby się, że mimo zawiadomienia, kilku kontaktów telefonicznych bądź osobistych inspektor nie może wszcząć kontroli, to przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych dają prawo Zakładowi do wystąpienia do sądu o ukaranie za udaremnianie bądź utrudnianie czynności kontrolnych.

Kontroli nie trzeba się bać, ponieważ czasem mogą one być bardzo pożyteczne. Można wówczas skorygować drobne uchybienia, na bieżąco.

Więcej na ten temat na stronie: www.zus.pl

Opr. MB

Podstawa prawna:

Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Ustawa z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn. Dz.U. z 2010 r. nr 220, poz. 1447 z późn. zm.).

Ustawa z 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 z późn. zm.).

Rozporządzenie Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (Dz.U. z 1998 r. nr 164, poz. 1165).