Archiwa pęcznieją, firmy biednieją
Spółka zatrudniając przez 20 lat około 100 pracowników „dorabia się” archiwum o powierzchni 50 m. kw. Utrzymanie takiego pomieszczenia wraz z dokumentacją to wydatek rzędu kilkunastu, a nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych rocznie.
2013-09-04, 12:55
Posłuchaj
W Polsce istnieje obowiązek przechowywania dokumentów firmowych w archiwach przez 50 lat. Wszystkie te dane powinien gromadzić Zakład Ubezpieczeń Społecznych, a zajmują się tym pracodawcy. Ostatecznie okazuje się, jednak, że dokumenty dotyczące pracowników przechowuje i ZUS, i zatrudniające przedsiębiorstwo.
- ZUS nie jest wiarygodny jeśli chodzi o przechowywanie dokumentów. W związku z tym lepiej niech dwie placówki gromadzą informacje w archiwach niż jedna, co uchroni przed ewentualnym zaginięciem teczki z dokumentami. Utrzymywanie archiwów w formie papierowej jest wymogiem, dlatego archiwa elektroniczne nie mogą być stosowane. Obie te formy mogą istnieć równolegle w firmie, ale inspektor pracy zawsze prosi o wersję papierową – wyjaśniała w PR24 Monika Gładoch, Pracodawcy RP.
Archiwizacją zajmują się często firmy zewnętrzne, które posiadają odpowiednio przygotowaną infrastrukturę dla przechowywania dokumentów. Bez względu na liczbę pracowników informacje o nich muszą być przechowywane przez wymagany okres czasu, dlatego w małych warsztatach rzemieślniczych zatrudniających kilka osób za archiwum służy przykładowo przydomowy garaż.
- Obowiązek przechowywania dokumentów jest bardzo uciążliwy i zaskakujący. Pracodawcy wykonują obowiązki państwa. Nigdy nie wiadomo, kiedy zaistnieje potrzeba przedłożenia tych dokumentów w ZUSie. 50 lat muszą być przechowywane akta osobowe, które stanowią podstawę do przyszłej wypłaty emerytury. Jednak istnieją też dokumenty, które przechowywać należy od 3 do 5 lat – mówiła Gość PR24.
Papierowa wersja dokumentów nieprędko zniknie z archiwów. Forma elektroniczna nawet z podpisem cyfrowym nie posiada mocy prawnej, która stanowiłaby podstawę do podjęcia czynności cywilno-prawnych jak np. wymówienie z pracy.
PR24/Grzegorz Maj