Dokumenty pracownicze: firma przechowa je przez 10 lat, nie w formie papierowej

Posłuchaj

O zmianach dotyczących przechowywania akt pracowniczych mówili w radiowej Jedynce Wioletta Żukowska-Czaplicka z Pracodawców RP, Mariusz Haładyj, wiceminister rozwoju i Paweł Jaroszek, wiceprezes Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (Sylwia Zadrożna, Naczelna Redakcja Gospodarcza Polskiego Radia)

Dodaj do playlisty

Dodaj do playlisty

Jeśli chodzi o okres przechowywania akt pracowniczych, to Polska była tu mistrzem świata, bo pracodawcy musieli je przechowywać przez 50 lat, co jak mówi Wioletta Żukowska-Czaplicka z Pracodawców RP powodowało dodatkowe koszty. 

- Są to olbrzymie koszty i finansowe, i logistyczne po stronie pracodawców, związane z tak długim okresem przechowywania dokumentacji. Mówi się tutaj nawet o 130 mln zł rocznie, więc jest to naprawdę duża kwota. Dobrze, że kończymy z takim obowiązkiem. Skrócony będzie okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, ale w związku z potrzebą zabezpieczenia interesów ubezpieczonych pracodawca będzie musiał co miesiąc przekładać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych raport informacyjny – wyjaśnia rozmówczyni Naczelnej Redakcji Gospodarczej Polskiego Radia.

Zabezpieczenie interesów ubezpieczonych

Aby w pełni zabezpieczyć pracowników, możliwość skorzystania z nowego rozwiązania została podzielona na dwa przypadki, dodaje Paweł Jaroszek, wiceprezes Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

- Pierwszy będzie dotyczył ubezpieczonych, którzy rozpoczęli pracę po 1 stycznia 1999 roku. Wówczas na pracodawcy będzie ciążył obowiązek, jeżeli będzie chciał, przesłania specjalnego raportu, który zostanie zewidencjonowany w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Dla wszystkich ubezpieczonych, którzy już będą pracowali po wejściu w życie nowych przepisów, będzie rozszerzony zakres danych, które będą trafiały do ZUS. Zakład będzie musiał zmodyfikować swoje systemy i te dane zapisywać na koncie ubezpieczonego – tłumaczy ekspert.

Akta będzie można przechowywać także w sposób elektroniczny

Dzięki temu ubezpieczeni nie będą musieli udowadniać przed Zakładem Ubezpieczeń Społecznych swojego zatrudnienia i uzyskiwać zaświadczeń o stażu pracy czy wysokości zarobków, podkreśla Mariusz Haładyj, wiceminister rozwoju.

- Im więcej pracowaliśmy nad tym projektem, tym więcej miałem przekonanie, że jest on nawet korzystniejszy dla pracowników. To zawsze było wskazywane jako jeden z największych absurdów w polskim prawie, że pracodawca przez 50 lat musi te dokumenty trzymać, pomimo tego, że do niczego one nie są mu potrzebne. Pracodawca w jakimś sensie zastępował w tych obowiązkach państwo. Teraz po pierwsze ten okres będzie skrócony do takiego czasu, w którym i jemu mogą być potrzebne, do sporów przed sądem chociażby, gdzie te dokumenty mogą być wykorzystane także przez pracodawcę. Te 10 lat to jest okres też przedawnienia. Z drugiej strony i to też jest bardzo istotna zmiana, pracodawca będzie mógł wreszcie przechowywać w sposób elektroniczny te akta – mówi wiceminister rozwoju.

Elektronizacja będzie dobrowolna

To duże ułatwienie, z którego pracodawcy będą mogli skorzystać, ale dobrowolnie.

- Nie ma tu zagrożenia, jeśli chodzi o małe firmy, w których informatyzacja nie jest na jakimś wysokim poziomie. One absolutnie nie będą musiały się o to martwić, jeśli nie będą chciały, to nie będą tego stosowały. Firmy, które będą chciały stosować elektronizację, muszą mieć świadomość tego, że jeżeli chcemy dokonać konwersji dokumentu papierowego na elektroniczny, czyli tak naprawdę skanu, to ten dokument też musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną – zastrzega Wioletta Żukowska-Czaplicka.

Umowę o pracę będzie można podpisać elektronicznie

Jeśli chodzi o elektronizację, to będą też inne zmiany, dodaje Mariusz Haładyj.

- Przyjęliśmy rozwiązanie, że będzie można zeskanować dokumentację papierową, żeby ją elektronicznie przechowywać, ale równie dobrze będzie można od razu dokumenty, takie jak umowy o pracę, podpisać elektronicznie przez pracodawcę i pracownika, jeżeli dysponują podpisem elektronicznym – zaznacza wiceminister rozwoju.

Wreszcie ostatnią zmianą jest wskazanie bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzenia jako domyślnej. Obecnie jest nią wypłata w gotówce. Pracownik, aby dostać pensję na konto, musi złożyć stosowne oświadczenie. Po zmianach będzie odwrotnie, oświadczenie będzie wymagane, jeśli będzie chciał dostać pensję w gotówce. Z danych Banku Światowego wynika, że blisko 80 procent Polaków dostaje wynagrodzenie na rachunek w banku.

Zmiany te są częścią pakietu #100zmianDlaFirm. Przewidywany termin wejścia w życie nowych przepisów to 1 stycznia 2019 roku.

Sylwia Zadrożna, awi