Rewolucja w aktach pracowniczych: firma przechowa dokumenty pracownika przez 10 lat

Posłuchaj

Dokumenty pracownicze będzie można przechowywać krócej./IAR/.

Dodaj do playlisty

Dodaj do playlisty

Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, przedłożony przez ministra rozwoju i finansów.

Powiązany Artykuł

Dokumenty pracownicze: firma przechowa je przez 10 lat, nie w formie papierowej

Chodzi o skrócenie czasu przechowywania dokumentów dla niektórych pracowników z 50 do 10 lat. Dokumenty będzie można przechowywać elektronicznie.

Jak czytamy w komunikacie, nowe rozwiązania znacznie zmniejszą obciążenia biurokratyczne pracodawców, w tym przedsiębiorców. Jak wylicza resort rozwoju, przedsiębiorstwa zaoszczędzę dzięki temu do 130 mln zł rocznie.

Zmiany te mają swoje źródło w dokumencie: Plan na rzecz odpowiedzialnego rozwoju (100 zmian dla firm – pakiet ułatwień dla przedsiębiorców).

Nowe regulacje powinny obowiązywać od 1 stycznia 2019 r.

Z nowego rozwiązania można skorzystać w dwu wypadkach

Resort rozwoju tłumaczy, że aby w pełni zabezpieczyć interesy pracowników, możliwość skorzystania z nowego rozwiązania została podzielona na dwa przypadki.

Pierwszy dotyczy pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. W ich przypadku dokumentacja będzie przechowywana 10 lat. Pracodawcy będą przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Drugi przypadek dotyczy pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r. Tutaj pracodawca będzie mógł również skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. Pracodawca skorzysta z tego rozwiązania jeśli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. Nie musi tego robić, ale jeśli już się zdecyduje, będzie to także decyzja na przyszłość - niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą 50 lat.

Nowe prawo przenosi obowiązek zbierania dokumentów z pracownika na ZUS

Wiceminister rozwoju Mariusz Haładyj w rozmowie z Informacyjną Agencją Radiową podkreśla, że regulacja jest ułatwieniem nie tylko dla przedsiębiorców, ale także pracowników.

Jak wyjaśnia wiceminister, do tej pory to pracownik zbiera dokumenty, dzięki którym może otrzymać świadczenie emerytalne czy rentowe. Regulacja, jak twierdzi rozmówca IAR, zdejmuje z pracowników ten obwiązek i przenosi go na ZUS.

ZUS będzie zbierał dane pracownicze na bieżąco

Jak czytamy w komunikacie po Radzie Ministrów, skrócenie okresu przechowywania dokumentów będzie możliwe dzięki przekazywaniu na bieżąco do ZUS w imiennych raportach miesięcznych (ZUS RCA) wszystkich danych (pracowników i zleceniobiorców) niezbędnych do ustalenia prawa do wybranego świadczenia emerytalnego lub rentowego i jego wysokości.

Dane te, obejmujące przede wszystkim informacje o wypłaconym przychodzie, będą zapisywane na koncie ubezpieczonego.

 Korzystnie wpłynie to na bezpieczeństwo pracownika, który nie będzie musiał udowadniać przed ZUS poprawności danych zapisanych na jego koncie, co wyeliminuje w przyszłości konieczność uzyskiwania od byłego pracodawcy, np.: zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (druk Rp-7).

Ponadto, rozwiązanie to wyeliminuje potrzebę poszukiwania następcy prawnego byłego pracodawcy lub podmiotu profesjonalnie przechowującego dokumentację pracowniczą ubezpieczonego.

Pracodawcy chwalą decyzję o elektronicznych dokumentach, ale chcieliby więcej

Ekspert Pracodawców RP Arkadiusz Pączka powiedział Informacyjnej Agencji Radiowej, że zmiany przyczynią się do oszczędności w firmach. Jego zdaniem przedsiębiorcy już od wielu lat zabiegali o wykorzystanie elektronicznego obiegu dokumentów.

Według przedstawiciela związku w projekcie zabrakło wprowadzenia elektronicznego wniosku urlopowego czy wprowadzenia elektronicznej ewidencji czasu pracy.

Resort szacuje, że firma, która zatrudnia około 500 pracowników, będzie mogła szczędzić około 200 tysięcy złotych rocznie.

 
Z takiej formy gromadzenia informacji będą mogły skorzystać osoby zatrudnione po 1 stycznia 2019, ale także osoby zatrudnione po 1 stycznia 1999 roku, jeżeli ich pracodawca zdecyduje się na przejście na elektroniczną formę dokumentów.

Dokumentacja zatrudnionych przez 1999 rokiem wciąż będzie przechowywana 50 lat.