Gdy szef o zwolnieniu informuje SMS-em lub w e-mailu, lepiej nie czekać na oficjalne pismo

2014-12-01, 16:25

Wypowiedzenie umowy o pracę powinno nastąpić na piśmie. Pracodawca może jednak zwolnić pracownika także ustnie, nawet przez telefon, czy też za pośrednictwem e-maila albo SMS-a. Takie wypowiedzenie, choć wadliwe jest bowiem skuteczne. Podważyć je może tylko sąd.

Określając zasady rozwiązywania umów o pracę Kodeks pracy (kp) wskazuje na konieczne elementy składanych przez pracodawcę oświadczeń zarówno o wypowiedzeniu umowy, jak i jej rozwiązaniu bez wypowiedzenia. W przypadku wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony oraz w razie rozwiązania umowy w trybie art. 52 kp pracodawca musi też podać powód zwolnienia pracownika. Ma też obowiązek pouczyć go o możliwości odwołania się do sądu pracy. Oba te oświadczenia powinny być też dokonane na piśmie.

Wadliwie, ale skutecznie

Forma pisemna wypowiedzenia i rozwiązania umowy o pracę przewidziana w Kodeksie pracy nie jest jednak formą zastrzeżoną pod rygorem nieważności. Jej niedotrzymanie nie oznacza, że czynność podjęta przez pracodawcę jest nieważna. Oświadczenie woli pracodawcy, mimo że wadliwe, odniesie swój skutek i umowa o pracę rozwiąże się albo w dniu, w którym takie oświadczenie do pracownika dotarło (w przypadku zwalniania pracownika w trybie dyscyplinarnym na podstawie art. 52 kp), albo z upływem okresu wypowiedzenia w przypadku zastosowania tego trybu rozwiązania stosunku pracy.

I tylko odwołanie do sądu pracy może zniweczyć skutki takiego postępowania pracodawcy. Jak stwierdził bowiem Sąd Najwyższy, w wyroku z 7 października 2008 r. (sygn. akt II PK 56/08, M.P.Pr. 2009/1/34-39), każda jednostronna deklaracja pracodawcy o ustaniu stosunku pracy, dokonana nawet z naruszeniem prawa, prowadzi do ustania stosunku pracy w terminie wskazanym przez pracodawcę, bo wszelkie jego czynności, nawet bezprawne, zmierzające do rozwiązania stosunku pracy są skuteczne i mogą być podważone wyłącznie w drodze odpowiedniego powództwa.

Uwaga!

Niezachowanie przez pracodawcę wymogu pisemności jest naruszeniem przepisów o wypowiadaniu umów o pracę oraz przepisów o rozwiązywaniu umów o pracę bez wypowiedzenia i uzasadnia roszczenia pracownika o uznanie bezskuteczności wypowiedzenia, o przywrócenie do pracy albo o zasądzenie odszkodowania.

Na piśmie, czyli jak

Kodeks pracy nie wyjaśnia niestety, jak należy rozumieć warunek pisemności. Dlatego trzeba się tu odwołać ( poprzez art.300 kp) do przepisów Kodeksu cywilnego (kc). Zgodnie z nim (art. 78 kc), do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. W uzasadnieniu do uchwały z 2 października 2002 r. (III PZP 17/02, OSNP 2003/20/481) Sąd Najwyższy wyjaśnił, iż utrwalenie w dokumencie treści oświadczenia woli może nastąpić w wyniku jej spisania przez osobę składającą oświadczenie woli, jak również przez każdą inną osobę. Spisanie może nastąpić własnoręcznie lub na maszynie; można też posłużyć się wydrukiem tekstu z komputera. Jedynie podpis pod treścią oświadczenia woli na dokumencie musi być własnoręczny.

Podpis trzeba złożyć osobiście

Zdaniem SN własnoręczny podpis stanowi gwarancję autentyczności oświadczenia woli i zapewnia bezpieczeństwo w obrocie prawnym. Podpis złożony na dokumencie, stanowiący znak identyfikacyjny człowieka, ma na celu wykazanie, że dokument ten należy do osoby podpisującej. Świadczy on zarazem o tym, że dana osoba sporządziła ów dokument, oraz że zgadza się z jego treścią.

W uchwale z 30 grudnia 1993 r. (III CZP 146/93, OSNCP 1994 r. 5/ 94) Sąd Najwyższy uznał natomiast, że podpisem jest wyłącznie znak napisany. Nie spełnia, zatem warunku podpisu własnoręcznego ani tuszowy odcisk palca, ani odtworzenie podpisu za pomocą faksymile.

Faks to tylko kopia

Podobnie warunku tego nie spełnia przesłanie faksem (telefaksem) dokumentu zawierającego oświadczenie woli (uchwała SN z 2 października 2002 r. III PZP 17/02, OSNP 2003/20/481). Faks jest bowiem jedynie kopią pisma, a więc także kopią złożonego na nim własnoręcznego podpisu.

Uwaga!

Treść oświadczenia woli może być sporządzona w różny sposób, np. pismem ręcznym, maszynowym, wydrukiem komputerowym itp. Istotne jest jednak, by pod tak przygotowanym dokumentem figurował własnoręczny podpis składającego oświadczenie – uzasadnienie do wyroku SN z 24 sierpnia 2009 r. (sygn. akt I PK 58/09, LEX nr 551058)

Mailem tak, ale z bezpiecznym podpisem elektronicznym

Minimalnym wymaganiem, dla zachowania formy pisemnej, jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę. Jedyne odstępstwo w tym zakresie przewiduje art. 78 par. 2 kc, który umożliwia złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej w sposób równoważny ze złożonym w formie pisemnej, ale pod warunkiem opatrzenia go bezpiecznym, certyfikowanym podpisem elektronicznym.

Wymówienie umowy o pracę za pośrednictwem poczty elektronicznej będzie zatem prawidłowe, jeśli szef użyje bezpiecznego podpisu elektronicznego. Podobnie będzie w przypadku rozwiązania umowy bez wypowiedzenia.

Uwaga!

Warunek pisemności zostaje zachowany, gdy szef sporządził na piśmie wypowiedzenie umowy o pracę i wysłał je do pracownika w identycznej treści zarówno drogą elektroniczną (na służbowy e-mail), jak i przesyłką pocztową – wyrok SN z 18 stycznia 2007 r., (sygn. akt II PK 178/06, OSNP 2008/5-6/59).

Ustne zwolnienie też możliwe

Powstaje pytanie czy ustne oświadczenie woli, czy to o wypowiedzeniu umowy, czy też o jej rozwiązaniu odniesie swój skutek. W tym przypadku o żadnej, nawet najbardziej ułomnej formie pisemnej nie może być przecież mowy. W wyroku z 24 marca 1999 r. ( sygn akt I PKN 631/98, OSNP 2000/10/381) Sąd Najwyższy uznał, że tak. Pracodawca może więc, także w rozmowie z pracownikiem, oznajmić mu, że rozwiązuje z nim umowę o pracę i takie rozwiązanie umowy, mimo że tak nieformalne – osiągnie zamierzony cel.

Mogą decydować okoliczności konkretnego przypadku

Warto jednak wiedzieć, że w orzecznictwie Sądu Najwyższego rozróżnia się złożenie oświadczenia woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę (choćby w niewłaściwej formie i bez stosownych pouczeń) od udzielenia pracownikowi informacji, że oświadczenie pracodawcy zostało podjęte i nastąpi jego złożenie pracownikowi (przesłanie, doręczenie).

Przypomniał o tym SN w uzasadnieniu do wyroku z 14 stycznia 2011 r. (sygn akt II PK 157/10, LEX nr 784922) . Jego zdaniem, jeżeli określone zachowanie nie zmierza do wywołania skutku prawnego, a jedynie zawiera informację, że skutek ten zostanie wywołany w inny sposób, to nie jest to oświadczenie woli. Jest to jedynie udzielenie informacji, że oświadczenie woli zostanie złożone.

Jednak w innym orzeczeniu SN uznał, że jeśli oświadczenie woli o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia zostało złożone ustnie (bez pouczenia o prawie pracownika do wniesienia powództwa do sądu), to późniejsze pisemne zawiadomienie o rozwiązaniu umowy i terminie wystąpienia z odpowiednimi roszczeniami do sądu nie zawiera w swej treści oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy, lecz jedynie informuje pracownika o wcześniejszym złożeniu takiego oświadczenia.

Co zatem decyduje o ocenie? Zawsze konkretny stan faktyczny, czyli okoliczności konkretnej sprawy.

Terminy na odwołanie są krótkie, nie można, więc czekać

Na złożenie odwołania od wypowiedzenia umowy o pracę pracownik ma 7 dni od dnia doręczenia pisma wypowiadającego tę umowę. W przypadku odwołania od rozwiązania umowy bez wypowiedzenia 14 dni. Liczone również od dnia doręczenia zawiadomienia o takim rozwiązaniu umowy. Tak wynika z art. 264 kp. Nie znaczy to jednak, że terminy te mają zastosowanie tylko wtedy, gdy wymóg pisemności zostanie zachowany. W art. 264 kp ustawodawca uregulował po prostu sytuację modelową i pożądaną, gdy pracodawca zawarł w piśmie oświadczenie woli np. o wypowiedzeniu umowy o pracę, i gdy pismo to doręczył bez przeszkód pracownikowi. W praktyce bywa różnie. Ale bez względu na to, w jakiej formie pracodawca złożył swoje oświadczenie woli, pracownik powinien przestrzegać ustanowionych w art. 264 kp terminów. Inaczej może stracić szansę na odzyskanie etatu czy odszkodowanie.

Pracownik może walczyć o przywrócenie terminu

Oczywiście, jeśli do przekroczenia terminu dochodzi bez winy pracownika, to sąd zwykle przywraca mu uchybiony termin, czyli mimo opóźnienia przyjmuje pozew. Może na to liczyć m.in. pracownik, który nie został pouczony przez pracodawcę o prawie odwołania się do sądu np. od rozwiązania umowy oraz o terminie tej czynności (wyrok SN 23 listopada 2000 r.; sygn. akt I PKN 117/2000, OSNAPiUS 2002/13/304), co w przypadku niezachowania formy pisemnej może być częste.

Jak jednak liczyć termin na wniesienie odwołania, gdy nie ma pisma? Tu trzeba kierować się regułą z art. 61 kc. Zgodnie z nim oświadczenie woli pracodawcy jest złożone pracownikowi z chwilą, gdy doszło do niego w taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią. W razie wątpliwości i tą kwestią zapewne zajmie się sąd. Jeśli jednak pracodawca jasno wyartykułował swoją wolę, co do dalszej kariery pracownika np. w rozmowie czy za pośrednictwem maila, czekanie aż potwierdzi to w formie pisemnej jest niepotrzebnym ryzykiem.