Kiedy i przez ile dni ZUS może kontrolować przedsiębiorców?

Posłuchaj

Płatnik ma termin 14 dni na ustosunkowanie się do protokołu kontroli, więc może złożyć zastrzeżenia. Jako odpowiedź otrzymuje informację o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń inspektor ‒ podkreśla gość Jedynki Agnieszka Kiełbowicz-Dziwulska, z centrali ZUS. (Błażej Prośniewski, Naczelna Redakcja Gospodarcza Polskiego Radia)

Dodaj do playlisty

Dodaj do playlisty

Kontrola płatników składek prowadzona przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest działalnością planową. Przedmiotem kontroli jest ocena rzetelności i prawidłowości wywiązywania się z zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek, nałożonych ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych i innymi ustawami.

Jaki jest zakres kontroli płatników składek?

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych kontrolę wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek kontrole przeprowadzają inspektorzy kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

‒ Te kontrole nie są zaskoczeniem dla płatników składek, gdyż z dużym wyprzedzeniem są oni informowani przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, że zawitają do płatnika składek inspektorzy ZUS, i to jest czas, kiedy płatnik składek może się przygotować. Ma on w zawiadomieniu wskazany zakres kontroli, także wie na pewno o jakie dokumenty inspektor kontroli będzie prosił ‒ wyjaśnia gość Jedynki Agnieszka Kiełbowicz-Dziwulska, z centrali ZUS.

Ważne!

Płatnicy składek zgodnie z art. 88 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych są zobowiązani:

1. udostępnić wszelkie dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli (książkę kontroli, upoważnienia, protokoły kontroli, pozostałą dokumentację),
2. udostępnić do oględzin składniki majątku,
3. sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli,
4. zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych,
5. udzielać wyjaśnień,
6. przedstawić tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku obcym na język polski.

Co kontrolują inspektorzy ZUS?

Dogodny termin kontroli można ustalić w czasie rozmowy telefonicznej z pracownikiem Zakładu. Kontrola  powinna rozpocząć się najpóźniej w ciągu 30 dni od momentu doręczenia zawiadomienia. 

‒ Musimy sprawdzić, czy to co płatnik zadeklarował w dokumentach dla ZUS, czyli w deklaracji rozliczeniowej miesięcznej, czy też w imiennym raporcie miesięcznym, gdzie są wykazywane składki, podstawy wymiaru składki za konkretne osoby – czy te dane tak samo wyglądają w porównaniu z dokumentami źródłowymi w firmie. Odnosi się to także do dokumentów zgłoszeniowych. Czyli jeżeli firma zatrudnia np. 50 pracowników, to sprawdzamy czy faktycznie te wszystkie osoby zostały zgłoszone do ubezpieczeń społecznych ‒ tłumaczy ekspertka z ZUS.

Ważne!

Inspektorzy kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych prowadząc kontrolę mają prawo badać czy płatnik składek:

• w odpowiednich terminach zgłosił do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego wszystkie osoby, które powinien,
• obliczył od prawidłowych podstaw wymiaru oraz w prawidłowych wysokościach wszystkie należne składki oraz je zadeklarował,
• prawidłowo obliczył wysokość świadczeń z ubezpieczeń społecznych i udokumentował do nich prawo, wypłacił te świadczenia i prawidłowo jr rozliczył w poczet składek,
• terminowo i bez błędów opracował wnioski o emerytury i renty,
• rzetelnie wystawił zaświadczenia i zgłosił dane do celów ubezpieczeniowych.

Ile dni ZUS może kontrolować przedsiębiorców?

Długość kontroli jest uzależniona od wielkości  przedsiębiorstwa. Konkretne terminy określa ustawa o swobodzie działalności gospodarczej.

‒ Jeżeli mówimy o przedsiębiorcy, który zatrudnia nie więcej niż 10 osób, to termin takiej kontroli wynosi maksymalnie 12 dni. Natomiast jeżeli jest to przedsiębiorca, który zatrudnia do 50 osób, to nie więcej jak 18 dni. Jeśli chodzi o średnich przedsiębiorców, zatrudniających do 250 osób, to kontrola trwa nie dłużej niż 24 dni. Najdłuższy termin kontroli przedsiębiorców to 48 dni, i dotyczy pracodawców zatrudniających powyżej 250 osób ‒ wylicza Agnieszka Kiełbowicz-Dziwulska.

Jeśli chodzi o  płatników, którzy nie są przedsiębiorcami, to takie postępowanie nie może przekraczać 2 miesięcy. 

Ważne!

Na proces kontroli składają się:

1. doręczenie zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli,
2. doręczenie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli,
3. zapewnienie warunków do przeprowadzenia czynności kontrolnych,
4. czas trwania kontroli,
5. zakończenie czynności kontrolnych,
6. środki odwoławcze.

Co się stanie, jeśli kontrola wykaże jakieś nieprawidłowości?

Pomyłki stwierdzone przez inspektorów ZUS, a które popełnił przedsiębiorca w swoich dokumentach, zawsze można skorygować. Wszystkie te nieprawidłowości do wyjaśnienia znajdą się w specjalnym protokole.

 ‒ Płatnik ma termin 14 dni na ustosunkowanie się do tego protokołu, więc może złożyć zastrzeżenia do protokołu kontroli. Jako odpowiedź otrzymuje informację o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń po kontroli, a następnie ma termin 30 dni, do złożenia dokumentów korygujących. Czyli wszystkich dokumentów, które powinny zostać „wyprostowane”, wobec nieprawidłowości które stwierdził inspektor ‒ podkreśla Agnieszka Kiełbowicz-Dziwulska, z centrali ZUS.

Protokół kontroli sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Za datę doręczenia protokołu kontroli przyjmuje się datę wysłania za pośrednictwem poczty lub datę osobistego doręczenia protokołu kontroli przez inspektora kontroli ZUS. Kontrola zostaje zakończona w dniu doręczenia protokołu kontroli płatnikowi składek.

Natomiast jeżeli płatnik składek nie dostosuje się do tych terminów, i nie złoży dokumentów korygujących, to ZUS wszczyna postępowanie administracyjne w celu wydania decyzji o podleganiu ubezpieczeniu społecznemu lub wymiarze składek.

Błażej Prośniewski, mb

Dzisiejszy dyżur telefoniczny eksperta dotyczył zagadnień związanych z przeprowadzaniem kontroli płatników składek do ZUS. Na pytania odpowiadała Agnieszka Kiełbowicz-Dziwulska z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Słuchacz: Chciałem dopytać, czy te kontrole przedsiębiorców odnoście płacenia składek do ZUS, to co trzy lata przeprowadza Inspekcja Pracy?

Agnieszka Kiełbowicz-Dziwulska: Państwowa Inspekcja Pracy kontroluje przedsiębiorcę w zakresie urlopów. Zakład Ubezpieczeń Społecznych sprawdza wysokość płaconych składek i podstawę wymiaru składek zadeklarowaną do ubezpieczeń społecznych. Państwowa Inspekcja Pracy nie sprawdza wysokości zasiłków, ponieważ nie zajmuje się wypłacaniem takich świadczeń. Inspekcja nie ma też w swoim zakresie sprawdzania np. czy od wszystkich przychodów, które otrzymuje pracownik zostały zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych sprawdza prawidłowość obliczania i opłacania składek na ubezpieczenia społeczne dzięki dokumentom źródłowym. Tam sprawdzamy, czy od wszystkich wynagrodzeń np. została zapłacona składka, i czy jest ona w prawidłowej wysokości. Kontroli podlegać może zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych, ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń i rozliczenia z tego tytułu, kompletowanie wniosków emerytalno-rentowych, wystawianie zaświadczeń do celów ubezpieczeń społecznych. Ponadto możliwe są oględziny majątku płatnika, ale tylko w przypadku zalegania z opłatami składek. Zakres kontroli zawarty jest w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych.

Słuchaczka: Jesteśmy właśnie w trakcie kontroli ZUS umów cywilnoprawnych, umów zlecenie i inspektor zażyczył również do wglądu faktur wystawionych dla naszych odbiorców. Mam wątpliwości, czy w trakcie takiej kontroli prawidłowości zgłaszania do ubezpieczeń społecznych zleceniobiorców może inspektor poprosić również o faktury?

Agnieszka Kiełbowicz-Dziwulska: Inspektor może o takie dokumenty poprosić. Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych płatnik składek ma obowiązek przedstawić wszelkie dokumenty finansowo-księgowe, które są związane z zakresem kontroli.

Opr. Justyna Golonko

Podstawa prawna:

• Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2013 r., poz. 1442);
• Ustawa z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. z 2004 r., nr 173 poz. 1807)

Audycja powstała przy współpracy z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.