Dodatkowa opcja w KSeF tylko dla nielicznych. Miała być dla wszystkich
Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowym narzędziem do wystawiania faktur. W jego ramach miała być też dostępna możliwość dodawania załączników do faktur, ale okazuje się, że tak naprawdę będzie dostępna dla nielicznych.
2025-06-25, 16:25
- Od lutego 2026 KSeF będzie obowiązkowy dla dużych firm. Wszystkie obejmie od 2027 roku
- Krajowy System e-Faktur ma służyć wystawianiu faktur i być bezpłatny. W systemie miała być też możliwość dodawania załączników
- Dodawanie załączników będzie możliwe w ściśle określonym formacie i jest ryzyko, że ta opcja będzie de facto dostępna tylko dla dużych podmiotów
Krajowy System e-Faktur w pełni funkcjonalny tylko dla dużych firm?
KSeF, w założeniach, ma nie tylko ułatwić Krajowej Administracji Skarbowej nadzór nad obiegiem faktur, ale także życie przedsiębiorcom. Jednolity system wystawiania faktur elektronicznych z pewnością pozwoli wszystkim usprawnić pracę. Wielu drobnych przedsiębiorców będzie mogło nie wydawać pieniędzy na programy księgowe, tylko liczyć podatki samodzielnie i przy pomocy wystawianych przez KSeF faktur.
System ma być wzbogacony o funkcję przesyłania załącznika razem z fakturą, o co proszono resort finansów, bo umożliwia to lepszy obieg dokumentów. A ważne jest choćby dla firm energetycznych, które obok faktury wysyłają zestawienie zużycia i prognozy.
🖥️ Czym jest KSeF? Krajowy System e-Faktur w pigułce
Artykuł dotyczy Krajowego Systemu e-Faktur. Jeśli nie śledzisz na bieżąco zmian w prawie, oto krótkie wyjaśnienie, czym jest ten system:
Definicja: KSeF to ogólnopolska, centralna baza danych Ministerstwa Finansów. Docelowo wszystkie faktury w Polsce będą musiały być wystawiane i odbierane za jej pośrednictwem.Cel dla rządu: Dla Krajowej Administracji Skarbowej to potężne narzędzie do bieżącego monitorowania obiegu faktur, co ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego i walkę z oszustwami VAT.
Cel dla firm: Dla przedsiębiorców KSeF ma być ułatwieniem – jednym, darmowym i standardowym formatem faktury dla wszystkich, co ma usprawnić pracę i zautomatyzować procesy księgowe.
Okazuje się jednak, że załącznik w KSeF nie będzie osobnym plikiem PDF czy JPG i nie będą mogły się w nim znaleźć dokumenty takie jak umowy, instrukcje itp. Będzie mógł zawierać wyłącznie informacje tabelaryczne – kolumny, wiersze, podsumowania – i służyć do przedstawiania rozbudowanych danych liczbowych. Co oznacza, że nie będzie można przekazać w załączniku danych tekstowych takich, jak umowy czy protokoły odbioru.
REKLAMA
- W obecnym kształcie załącznik do faktury w KSeF jest ukłonem dla sektorów energetycznego i paliwowego, które dołączają szczegółowe zestawienia liczbowe, np. zużycia energii czy usług rozliczanych jednostkowo. Co jednak z firmami z branży budowlanej, handlowej, transportowej, dla których elementem faktury są np. protokoły odbioru, harmonogramy, wuzetki czy raporty działań? One również korzystają z załączników, ale ich dokumenty nie mieszczą się w sztywnych ramach zaproponowanej tabeli. Dla nich to rozwiązanie może być po prostu niemożliwe do zastosowania - twierdzi Kamila Cieszkowska, właścicielka biura rachunkowego, ekspertka SaldeoSMART.
Tylko na wniosek. I z ryzykiem
Tryb dodawania załączników do e-faktur nie będzie też włączony domyślnie. Przedsiębiorcy będą musieli złożyć odpowiednie zgłoszenie do Ministerstwa Finansów i nie musi być ono zaakceptowane. We wniosku, który przesyłać można wyłącznie drogą elektroniczną, przez API, firma musi uzasadnić potrzebę tworzenia załączników, a także wskazać konkretny zakres danych, jakie będzie w nich wpisywać. Konieczne jest także zadeklarowanie z góry nie tylko średniego rozmiaru faktury z załącznikiem (aktualny limit to 3MB), ale również liczby takich dokumentów, które będą przesyłane miesięcznie. Dodatkowo każda zmiana zawartości załącznika, np. w zakresie używanej jednostki, sposobu obliczania wartości czy układu danych będzie wymagała przesłania zgłoszenia aktualizacyjnego do organu rządowego.
📄 Chcesz wysyłać załączniki w KSeF? Przygotuj się na to [CHECKLISTA]
Droga do uzyskania zgody na wysyłanie załączników jest skomplikowana. Zanim zaczniesz, musisz być gotowy na przejście następującej procedury:
Szczegółowe uzasadnienie. We wniosku musisz precyzyjnie uzasadnić swoją biznesową potrzebę i wskazać konkretny zakres danych, jakie planujesz przesyłać.
Deklaracja "z góry". Musisz zadeklarować nie tylko średnią wielkość faktury z załącznikiem, ale nawet liczbę takich dokumentów, które planujesz wysyłać miesięcznie.
Czekanie na decyzję. Resort finansów rezerwuje sobie 30 dni na rozpatrzenie wniosku, a zgoda jest wydawana tylko na 2 lata i może być w każdej chwili cofnięta.
Zgoda będzie udzielana czasowo (na 2 lata) i będzie mogła być w każdej chwili cofnięta. MF zastrzega sobie takie prawo np. w sytuacji gdy firma będzie wysyłała więcej faktur niż zadeklarowała we wniosku.
REKLAMA
Co więcej, zgłoszenia można będzie składać od 1 lutego 2026 roku (czyli od momentu powstania obowiązku dla dużych podmiotów), ale resort finansów rezerwuje sobie 30 dni na jego rozpatrzenie.
W praktyce oznacza to, że firmy, które chcą korzystać z załączników już od wejścia nowego systemu w życie nie będą miały takiej możliwości, nawet jeśli są do tego przygotowane technicznie – tłumaczy Kamila Cieszkowska.
📊 Jaki załącznik przejdzie przez KSeF? To nie PDF ani zdjęcie
Wbrew oczekiwaniom wielu firm, funkcja załącznika w KSeF nie pozwoli na dołączanie dowolnych plików. System ma bardzo sztywne ograniczenia.
Zakazane formaty: Do e-faktury w KSeF nie będzie można dołączyć popularnych plików, takich jak umowa w formacie PDF, protokół odbioru w Wordzie czy dokumentacja zdjęciowa w JPG.
Dozwolone formaty: System pozwoli dołączyć wyłącznie załącznik zawierający dane w ustrukturyzowanej, tabelarycznej formie – z wierszami, kolumnami i podsumowaniami.
Główni beneficjenci: W praktyce z tej opcji skorzystają przede wszystkim duże firmy z sektora energetycznego czy paliwowego, które do faktur dołączają szczegółowe, liczbowe zestawienia zużycia mediów.
Efekt - krok w tył i dostęp tylko dla dużych
Eksperci są zdania, że takie rozwiązanie dodawania załączników doprowadzi do sytuacji, w której zamiast ulżyć firmom, dołoży się im obowiązków. Co więcej, dostęp do załączników zostanie też w praktyce ograniczony tylko do dużych podmiotów mających odpowiednio rozbudowane działy IT i zasoby na przygotowanie własnych "nakładek" ułatwiających dodawanie załączników do faktur.
REKLAMA
Czytaj także:
- Obowiązek dla małych firm przesunięty. Dostały więcej czasu
- Andrzej Domański: pracujemy nad specjalnym podatkiem. Kto i ile zapłaci?
- Szybsza deregulacja rynku kapitałowego. Domański: mniej podatków
Źródło: PolskieRadio24.pl/Andrzej Mandel
REKLAMA