Dokumentacja pracownicza będzie przechowywana przez 10 lat

Posłuchaj

Czy przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez 10 lat to dobry pomysł? O tym w audycji "Ekspress gospodarczy" radiowej Jedynki (Karolina Mózgowiec/Naczelna Redakcja Gospodarcza Polskiego Radia)

Dodaj do playlisty

Dodaj do playlisty

Pięciokrotnie krótszy czas przechowywania aktów pracowniczych ma przynieść polskim pracodawcom oszczędności. Przedsiębiorcy będą mogli też wybrać, czy przechowywać dokumenty w tradycyjnej papierowej formie, czy w formie elektronicznej.

Tony papieru

Jak ocenia Jeremi Mordasewicz z Konfederacji Lewiatan, to bardzo potrzebne zmiany. - Są firmy, w których ludzie zmieniają pracę stosunkowo często - w usługach, budownictwie, handlu. Wszędzie tam dokumentacja pracownicza oznacza tony papieru - przekonuje ekspert.

Skąd akurat 10-letni okres przechowywania aktów? - Między pracodawcą a pracobiorcą po ustaniu stosunku pracy może jeszcze powstać spór pracowniczy. Najdłuższy okres przedawnienia w tej relacji to okres 10-letni, stąd i dla pracownika, i dla pracodawcy jest on minimalnie niezbędny, by przed sądem dochodzić swoich praw lub skutecznie się bronić - tłumaczy Mariusz Haładyj, wiceminister rozwoju.

Zdaniem Wiesławy Taranowskiej w projekcie zapomniano jednak o kwestii wyliczania emerytur. - Pracowników dzieli się tam na dwie grupy: pracujących do 1999 roku i po 1999 roku. Ta druga grupa będzie miała 10-letni okres przechowywania dokumentacji, natomiast osoby z pierwszej grupy nie muszą się martwić, ich dokumentacja będzie przechowywana przez 50 lat - mówi wiceprzewodnicząca OPZZ. - W tej chwili ok. 3 mln osób nie ma obliczonego kapitału początkowego, już jest ogromny problem z uzyskaniem dokumentów, a nowe przepisy jeszcze bardziej utrudnią życie pracownikom - dodaje.

Dokumenty tylko w ZUS

Cała dokumentacja będzie trafiać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Ale - jak podkreśla Wiesława Taranowska - już teraz zdarzają się nieporozumienia i błędy. - Pracownik po wielu latach pracy będzie miał problem z udowodnieniem, że pracował u danego pracodawcy. Po 10 latach dokumenty zostaną tylko w ZUS. A co w sytuacji, gdy okaże się, że na koncie ubezpieczonego jest niewiele środków, bo pracodawca, u którego pracował 20 lat temu, nie odprowadzał składek? Jak pracownik, który ma tylko świadectwo pracy, bo pracodawca zniszczył już dokumentację, odzyska swoje składki? - pyta retorycznie wiceprzewodnicząca OPZZ i dodaje, że pobieranie od pracodawców takich dokumentów i przechowywanie ich w domu również - ze względu na zdarzenia losowe - nie jest dobrym rozwiązaniem.

Rozszerzone świadectwa pracy

Po zmianach, pracownicy mają dostawać rozszerzone świadectwa pracy, które będą też przekazywane do ZUS. Jeśli ten nowy system będzie dobrze funkcjonować, to nie powinniśmy się martwić o swoje przyszłe emerytury - uważa Katarzyna Krawczyk, adwokat w kancelarii Chałas i Wspólnicy.

- Ma być obowiązek nie tylko przekazywania pracownikowi rozszerzonego świadectwa pracy, ale mają na nim być również zmieszczone dane w dużo większym zakresie niż do tej pory, pozwalające na ustalenie świadczeń należnych z ZUS. Te dane mają być również przekazywane do ZUS. Jeśli będzie to skrupulatnie prowadzone i sprawdzane, pozwoli zmniejszyć ryzyko potencjalnych problemów czy niejasności przy wyliczaniu późniejszych emerytur - ocenia Katarzyna Krawczyk.

A informacje, czy pracodawca płaci za nas składki, powinniśmy - w razie wątpliwości - sprawdzać na bieżąco. W ZUS lub na platformie usług elektronicznych PUE.

Obecnie - w przypadku, gdy nasz pracodawca już np. nie istnieje - możemy szukać informacji o miejscu przechowywania dokumentacji pracowniczej i płacowej w terenowych jednostkach ZUS lub na stronie www.zus.pl. Bazę instytucji przechowujących dokumentację prowadzi także Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku.

Karolina Mózgowiec/mk