Skrócone przechowywanie akt pracowniczych

Posłuchaj

O zmianach w czasie przechowywania akt pracowniczych mówi Przemysław Grosfeld z MPiT (Dariusz Kwiatkowski/Naczelna Redakcja Gospodarcza Polskiego Radia)

Dodaj do playlisty

Dodaj do playlisty

- Pierwsza to właśnie skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych do 10 lat od zakończenia pracy przez danego pracownika. Wszyscy, którzy zostali zatrudnieni od 1 stycznia 2019 roku i później mogą liczyć na to, że ich akta pracownicze będą przechowywane przez 10 lat przez pracodawcę - wyjaśnia Przemysław Grosfeld - radca prawny w Ministerstwie Przedsiębiorczości i Technologii.

Zmiana jest korzystna zarówno dla pracodawców jak i zatrudnionych, ponieważ wszystkie dane dotyczące emerytur i rent (a właśnie ze względu na znaczenie tych dokumentów były one przechowywane do tej pory przez 50 lat ), trafią do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. To w ZUS będą zgromadzone wszelkie dane związane z wymiarem czasu pracy, potrzebne do określenia wysokości świadczeń. Ma to sprzyjać właściwemu wyliczeniu emerytur i rent.

Pracodawcy mają też możliwość skrócenia okresu przechowywania akt pracowników, którzy zostali zatrudnieni pomiędzy rokiem 1999, a rokiem 2018. Mogą to zrobić, jeśli prześlą do ZUS-u raporty informacyjne, dotyczące tych pracowników, aby ich dane też były zgromadzone właśnie w systemie ZUS. Wtedy od momentu przekazania tych raportów, okres pięćdziesięcioletni skrócony zostanie do lat dziesięciu.

Druga reforma to możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Ta zmiana jest niezależna od tego, w którym momencie pracownik został zatrudniony i zależy od woli pracodawcy. Jeżeli jest on gotowy na to, aby przechowywać dokumenty w postaci elektronicznej, spełnia pewne wymagania opisane szczegółowo w ustawie i rozporządzeniu do niej, może zacząć przechowywać dokumentację właśnie w takiej postaci i nie ma żadnych ograniczeń czasowych, tzn. odnoszących się do tego, w którym momencie pracownik został zatrudniony.

Trzecia zmiana dotyczy zasady wypłaty wynagrodzeń. Dotychczas regułą, przynajmniej w teorii, było dokonywanie wypłaty wynagrodzenia pracownikom w gotowce. Natomiast ustawa wprowadziła zasadę wypłaty ( przelewu) na rachunek bankowy. Ta zmiana dostosowuje właściwie prawo do już praktykowanych zwyczajów, wiadomo bowiem, że większość pracowników i tak przyjmuje wynagrodzenie na konto w banku. Jest to zatem dostosowanie do realiów, które już dzisiaj panują na rynku.

Naczelna Redakcja Gospodarcza, Dariusz Kwiatkowski, md