Najważniejsze informacje w skrócie:

• Dwa kluczowe terminy: Obowiązek wystawiania e-faktur został podzielony na dwa etapy: od 1 lutego 2026 roku dotyczy on dużych podmiotów (o obrocie co najmniej 200 mln zł w 2024 r.), natomiast pozostałe firmy muszą dostosować się do nowego wymogu do 1 kwietnia 2026 roku, jednak uwaga – wszyscy podatnicy muszą być gotowi na odbiór e-faktur już od lutego
• Koniec z tradycyjnymi formatami: Po wdrożeniu systemu KSeF faktury w formacie papierowym, a także te wysyłane jako pliki PDF, Word czy Excel, przestaną być akceptowane w obiegu; ich miejsce zajmie jednolity i ustrukturyzowany plik XML, opatrzony unikalnym numerem KSeF
• Korzyści systemowe: Wdrażanie Krajowego Systemu e-Faktur ma pozytywne skutki dla przedsiębiorców, w tym między innymi skrócenie standardowego terminu zwrotu podatku VAT do 40 dni, co stanowi istotną zachętę dla poprawy płynności finansowej firm

Zostało zaledwie sto dni kalendarzowych na pełne przygotowanie do momentu, kiedy Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla największych graczy rynkowych. Ostatecznym celem jest przejście na ujednolicony, ustandaryzowany obieg dokumentów, co oznacza pożegnanie z dotychczasowymi, różnorodnymi formami faktur.

Pierwszy, kluczowy etap wprowadzenia obligatoryjnego e-fakturowania rozpocznie się już 1 lutego 2026 roku. Od tej daty obowiązek wystawiania faktur w systemie KSeF obejmie wyłącznie największe przedsiębiorstwa, czyli te, które osiągnęły obrót wynoszący co najmniej 200 milionów złotych w 2024 roku. Równie ważne jest to, że od 1 lutego 2026 roku wszyscy podatnicy, niezależnie od swojej wielkości, będą już musieli być gotowi do odbierania faktur za pośrednictwem tego systemu.

Następnie, dwa miesiące później, od 1 kwietnia 2026 roku, obowiązek ten zostanie rozszerzony na wszystkich pozostałych przedsiębiorców, bez względu na ich formę prawną, domykając tym samym proces cyfryzacji obiegu faktur w Polsce.

Faktura w nowym systemie przestanie być swobodnym dokumentem tworzonym w edytorach tekstu czy PDF-ie, stając się ustrukturyzowanym plikiem XML, zgodnym z najnowszą strukturą FA(3).

- W mojej ocenie, dobrze poukładany proces w KSeF, mimo naturalnej rezerwy części przedsiębiorców, realnie może przyspieszyć obieg dokumentów firmowych. Koniec z czekaniem na kuriera czy ginącymi ze stacji benzynowych fakturami – stwierdził Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFakt.

Czy twoja firma jest gotowa na KSeF?

Zegar tyka - sprawdź, czy jesteś przygotowany na rewolucję 1 lutego / 1 kwietnia 2026:

💻 Oprogramowanie

Czy twój program do fakturowania i księgowości jest zaktualizowany i obsługuje wysyłanie/odbieranie faktur w formacie KSeF (schemat FA(3))? Skontaktuj się z dostawcą!

🔑 Uwierzytelnienie

Czy masz narzędzie do logowania się do KSeF? (np. Profil Zaufany, e-dowód, kwalifikowana pieczęć elektroniczna firmy lub podpis kwalifikowany).

📜 Uprawnienia

Czy wiesz, kto w Twojej firmie będzie miał uprawnienia do wystawiania i odbierania faktur w KSeF? Czy nadałeś już odpowiednie pełnomocnictwa (np. dla biura rachunkowego)?

⚠️ Procedury awaryjne

Czy masz spisaną instrukcję postępowania na wypadek awarii KSeF lub braku internetu (tryb offline/awaryjny)? Czy wiesz, jak i kiedy wysłać faktury "awaryjne" do systemu?

🎓 Szkolenie zespołu

Czy pracownicy odpowiedzialni za fakturowanie i księgowość zostali przeszkoleni z obsługi nowego systemu i procedur?

Jeśli na któreś pytanie odpowiedziałeś "nie", to najwyższy czas działać.

Kluczowe mechanizmy KSeF: numer i UPO

Gdy dokument trafi do Krajowego Systemu e-Faktur i pomyślnie przejdzie weryfikację, natychmiast otrzyma niepowtarzalny numer KSeF. Ten ciąg znaków jest niezwykle istotny, ponieważ pełni funkcję dowodu, że faktura została nie tylko wystawiona, ale i skutecznie odebrana. Numer ten nie jest przypadkowy – zawiera zakodowane elementy identyfikujące, takie jak NIP podatnika i dokładny moment przesłania dokumentu. Staje się on punktem odniesienia dla obu stron transakcji i będzie figurował także w płatnościach oraz ewidencjach księgowych, np. w pliku JPK.

Drugim ważnym elementem jest Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). System generuje UPO dla każdej prawidłowo przyjętej faktury. Dokument ten zawiera między innymi numer KSeF oraz datę przyjęcia, która w większości przypadków jest automatycznie uznawana za datę otrzymania faktury przez nabywcę. Ma to kluczowe znaczenie dla terminów rozliczeniowych i skutecznie eliminuje spory dotyczące momentu doręczenia korespondencji mailowej czy kurierskiej.

KSeF przewiduje różne scenariusze na wypadek problemów technicznych, zarówno po stronie wystawcy, jak i samego systemu. Są to tzw. tryby OFFLINE oraz AWARYJNY. Ich wspólną cechą jest umożliwienie legalnego wystawienia faktury z pominięciem bieżącej komunikacji z KSeF. Niezależnie od trybu, przedsiębiorca musi następnie w wyznaczonym czasie przesłać fakturę do systemu, aby uzyskała ona swój oficjalny numer KSeF i stała się elementem obiegu. Należy jednak pamiętać, że faktura ta, mimo iż wystawiona poza systemem, musi zachować format pliku ustrukturyzowanego.

KSeF: tryb awaryjny vs tryb offline

Oto szczegółowe wyjaśnienie obu trybów, oparte na projektach przepisów dotyczących obowiązkowego KSeF (planowanego na 2026 r.).

⚠️ Tryb awaryjny

Problem leży po stronie Ministerstwa Finansów (awaria centralnego systemu KSeF).

Kiedy występuje?

Gdy cały system KSeF przestaje działać (np. z powodu awarii serwerów po stronie ministerstwa).

Kto go ogłasza?

Minister Finansów w oficjalnym komunikacie (zazwyczaj w BIP).

Jak fakturować?

Wystawiasz faktury w swoim programie (w formacie e-faktury XML) i dostarczasz je nabywcy inną drogą, np. e-mailem jako PDF lub papierowo.

Obowiązek po awarii?

Masz 7 dni od zakończenia awarii na przesłanie do KSeF wszystkich faktur wystawionych w tym trybie.

💻 Tryb offline

Problem leży po stronie podatnika (np. brak dostępu do internetu).

Kiedy występuje?

Gdy u ciebie wystąpi brak internetu, awaria komputera lub musisz wystawić fakturę w miejscu bez zasięgu (np. u klienta).

Kto go ogłasza?

Nikt. To Twoja indywidualna decyzja, gdy stwierdzisz, że nie możesz połączyć się z KSeF.

Jak fakturować?

Wystawiasz fakturę w programie zdolnym do pracy offline (z kodem QR) i od razu przekazujesz ją nabywcy (np. e-mailem, wydruk).

Obowiązek po odzyskaniu połączenia?

Masz obowiązek przesłać fakturę do KSeF następnego dnia roboczego po dniu jej wystawienia.

W codziennym obrocie pojawią się również kody QR na fakturach. W standardowym trybie ONLINE kod QR będzie odsyłał do informacji pozwalających na weryfikację dokumentu w systemie. W przypadku, gdy faktura powstaje w trybie OFFLINE (np. przy braku internetu), na wydruku muszą znaleźć się aż dwa kody: jeden do identyfikacji dokumentu, a drugi do potwierdzenia tożsamości wystawcy. Po przywróceniu dostępu do sieci, dokument należy dosłać do KSeF, uzyskując finalną wersję z numerem KSeF.

KSeF: archiwizacja, korekty i załączniki

Jedną z największych zalet KSeF jest kwestia archiwizacji. E-faktury będą przechowywane w systemie centralnie przez okres 10 lat, co praktycznie rozwiązuje problem zaginionej dokumentacji i eliminuje konieczność wystawiania duplikatów. Znika również problem "równoległych wersji" faktur, ponieważ w KSeF nie ma możliwości edytowania ani usuwania raz wprowadzonego dokumentu; ewentualne błędy muszą być korygowane wyłącznie fakturą korygującą.

System umożliwia także stosowanie załączników, które mają być integralną częścią e-faktury. Na możliwość tę trzeba będzie uzyskać zgodę, a wnioski w tej sprawie będzie można składać już od stycznia 2026 roku. Istnieje jednak ważne ograniczenie: załączniki te służą wyłącznie do rozbudowanych rozliczeń, takich jak usługi telekomunikacyjne czy media. Nie będzie możliwe umieszczanie w nich informacji handlowych ani na przykład protokołów odbioru robót, które nadal będą musiały być przekazywane kontrahentom w dotychczas uzgodniony sposób.

Oprogramowanie KSeF. Jakie są opcje?

Przygotowanie do KSeF nie musi oznaczać kupowania drogiego oprogramowania. Istnieje kilka opcji:

🖥️ Darmowe narzędzia MF

Resort udostępnia Aplikację Podatnika KSeF oraz e-Mikrofirmę, które pozwalają na wystawianie i odbieranie e-faktur bez dodatkowych kosztów (dobre dla najmniejszych firm).

🔄 Aktualizacja obecnego programu

Większość popularnych programów księgowych i do fakturowania (jak inFakt, Comarch ERP, Insert GT/nexo, Symfonia) oferuje już lub wkrótce zaoferuje moduły KSeF (często w ramach płatnej aktualizacji lub abonamentu).

☁️ Dedykowane platformy KSeF

Na rynku pojawiają się też specjalistyczne narzędzia online, które integrują się z różnymi systemami i oferują dodatkowe funkcje (np. archiwizację, analizy).

Kluczowe: Skontaktuj się ze swoim dostawcą oprogramowania i zapytaj o ich rozwiązanie dla KSeF!

Przedsiębiorcy mają teraz ostatnią chwilę na intensywne prace, które powinny skupić się na trzech równoległych obszarach: gotowości technicznej do formatu FA(3), uporządkowaniu uprawnień oraz bezpiecznym uwierzytelnianiu (pieczęcie, certyfikaty), a także na spisaniu procedur postępowania w trybach awaryjnych. Jest to nowa logika obiegu dokumentów, która, jak podkreśla Piotr Juszczyk, ma potencjał, by stać się fundamentem dla automatyzacji księgowości i sprawniejszego cash flow.

Czytaj także: 

• Obowiązek dla małych firm przesunięty. Dostały więcej czasu
• Andrzej Domański: pracujemy nad specjalnym podatkiem. Kto i ile zapłaci?
• Szybsza deregulacja rynku kapitałowego. Domański: mniej podatków

Źródło: InFakt/Michał Tomaszkiewicz