Tysiące małych firm musi od dziś korzystać z KSeF. Część z odroczeniem do 2027 roku
Od środy 1 kwietnia do Krajowego Systemu e-Faktur wchodzą firmy, których obroty przekraczają 10 tys. zł brutto miesięcznie. Nadal poza systemem mogą pozostawać mikrofirmy o mniejszych obrotach.
2026-04-01, 10:01
Najważniejsze informacje w skrócie:
- Krajowy System e-Faktur obejmuje od dziś (1 kwietnia) także firmy, których obroty przekraczają 10 tys. zł miesięcznie
- Poza obowiązkiem pełnej obecności w KSeF wciąż pozostają najmniejsze firmy, których obroty są mniejsze
- W KSeF jest już przeszło 345 tys. firm, które wystawiły już ponad 87 mln faktur
Tylko najmniejsze firmy poza KSeF
Od środy 1 kwietnia ruszył kolejny etap Krajowego Systemu e-Faktur. Pierwszy etap, trwający od 1 lutego, objął największe podmioty, a od dziś do systemu powinny wejść firmy o obrotach większych niż 10 tys. zł brutto miesięcznie. Oznacza to, że tylko najmniejsze podmioty nie są jeszcze objęte obowiązkiem obecności w systemie w celu wystawiania faktur. Będzie on ich dotyczył dopiero od 1 stycznia 2027.
Ale uwaga - jednorazowe przekroczenie limitu 10 tys. zł brutto udokumentowanej fakturami sprzedaży oznacza obowiązek wystawiania faktur w KSeF. Nie dotyczy to sprzedaży dokumentowanej paragonami.
KSeF to system, w którym przedsiębiorcy wystawiają, przesyłają oraz przechowują faktury elektroniczne. W pierwszym etapie - przeznaczonym dla największych firm - miało do niego wejść tylko około 5,2 tys. największych firm, jednak - jak podało MF - obecnie w systemie jest już przeszło 345,7 tys. firm. Za pośrednictwem systemu wystawiono już ponad 87,1 mln faktur. KSeF jest obliczony na przyjmowanie 2,5 mld faktur rocznie.
Problemy z KSeF rozwiązane
Na początku funkcjonowania KSeF przedsiębiorcy mieli problem z logowaniem się poprzez Profil Zaufany. Według przedstawicieli Ministerstwa Finansów, tym razem ten problem nie powinien wystąpić, bo system został zintegrowany z Węzłem Krajowym, co pozwala na logowanie się do KSeF np. przez aplikację mObywatel, mojeID – bankowość elektroniczną, e-dowód albo Profil Zaufany.
Poza tym do KSeF można się logować z wykorzystaniem m.in. certyfikatów. Jak podało MF, wydano już 2,43 mln certyfikatów dostępu do KSeF, a resort spodziewa się, że pobranych zostanie jeszcze 1,5 mln.
📥 Odbiór e-Faktury bez konta
Jesteś małą firmą i nie używasz KSeF? Zobacz, jak legalnie i anonimowo pobrać fakturę wystawioną przez dużego dostawcę.
⚖️ Przepisy są po Twojej stronie
Mimo że Twój dostawca wysyła fakturę do rządowego systemu, nie może zostawić cię bez dokumentu.
Duży dostawca ma obowiązek udostępnić ci fakturę w sposób z Tobą uzgodniony.
Najczęściej będzie to wysyłka mailowa tradycyjnej wizualizacji faktury (np. PDF).
Dokument taki musi zawierać specjalny kod QR, który pozwala na weryfikację faktury w systemie.
Anonimowy dostęp do dokumentu
Możesz to zrobić bezpośrednio na portalu Ministerstwa Finansów.
📑 Jakie dane musisz otrzymać?
Jeśli nie chcesz logować się do żadnych systemów, wystarczą ci proste informacje od sprzedawcy:
Wizualizacja z kodem QR: Skanujesz kod telefonem i od razu widzisz oryginał faktury w rządowej bazie.
Sam numer KSeF: To długi ciąg znaków, który identyfikuje twoją fakturę. Wpisujesz go na stronie MF wraz ze swoim NIP-em.
🗄️ Co z księgowaniem?
Otrzymana wizualizacja faktury (np. wydruk lub PDF z kodem QR) jest dla ciebie pełnoprawnym dowodem księgowym.
Możesz ją ująć w kosztach tak samo, jak tradycyjną fakturę papierową.
Nie musisz posiadać certyfikatów ani specjalnego oprogramowania – wystarczy dostęp do internetu.
Nie wszystkie faktury muszą być wystawiane w KSeF
Obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur dotyczy dokumentów wystawianych w obrocie między przedsiębiorcami. Faktury dla konsumentów wystawiane są, jak dotychczas - mogą być papierowe, w plikach stanowiących załącznik wiadomości e-mail czy też być zwykłym paragonem fiskalnym.
Małe firmy, których obowiązek obecności w KSeF jeszcze nie dotyczy, nie mają też problemu z podglądem faktur z systemu, które wystawiły im większe podmioty. Wystarczy, że otrzymają od kontrahenta numer KSeF (unikalny numer faktury w systemie e-faktur). Najwygodniejszym rozwiązaniem jest jednak założenie konta w KSeF. O ile sprzedaż nie przekroczy 10 tys. zł brutto, taka firma nadal (do 1 stycznia 2027) nie będzie miała obowiązku wystawiania faktur w systemie.
Założenie konta w KSeF trwa kilka minut w przypadku działalności gospodarczej. Nieco bardziej skomplikowane może być w przypadku spółek, w których nie założono konta w serwisie e-Urząd Skarbowy. W tym wypadku może być potrzebne złożenie odpowiednich dokumentów w urzędzie skarbowym.
Czytaj także:
- Wyłudzenia metodą "na KSeF". Fałszywki przychodzą z domeny resortu finansów
- Tankujesz na Orlenie, a faktury nie ma w KSeF? Powód jest prosty
- Minister Motyka ostrzega. Możliwe limity na stacjach paliw
Źródło: PAP/PolskieRadio24.pl/Andrzej Mandel