Unijna dyrektywa przyspieszy powszechne stosowanie e-faktur w Polsce

Posłuchaj

E-faktura musi zawierać tzw. metadane rozpoznawalne przez systemy finansowo-księgowe i ERP, zarówno po stronie nadawcy jak i odbiorcy faktury, mówi Marek Rudziński z firmy Sage. /Arkadiusz Ekiert, Polskie Radio/

Dodaj do playlisty

Dodaj do playlisty

Dzięki automatyzacji obsługi faktur, administracja i przedsiębiorcy mogą znacząco obniżyć koszty operacyjne.

Co to jest elektroniczna faktura?

E-faktura musi zawierać tzw. metadane rozpoznawalne przez systemy finansowo-księgowe i ERP, zarówno po stronie nadawcy jak i odbiorcy faktury. Taki dokument można przesyłać podobnie jak zwykły PDF, a użytkownik patrząc na fakturę nie widzi żadnej różnicy, między „zwykłym” a „wzbogaconym” PDF.

- Spotykana praktyka nazywania e-fakturą generowanego w PDF obrazu faktury papierowej powoduje, co prawda oszczędności po stronie instytucji wysyłającej. Po stronie odbiorcy pozostaje jednak kłopot z obsługą takiego dokumentu. Wszystkie dane z PDF trzeba przepisać do systemu finansowo księgowego lub ERP, co wydłuża proces, stwarza niepotrzebne koszty i nie pozwala na dalszą automatyzację procesów fakturowania i rozliczeń. W skali krajowej oznacza to naprawdę duże straty finansowe” – tłumaczy portalowi gospodarka.polskieradio.pl Marek Rudziński z firmy Sage.

Dyrektywa po raz pierwszy dotyczy zamówień publicznych i obliguje administrację publiczną wszystkich szczebli do przyjmowania od przedsiębiorstw realizujących zamówienia publiczne, bądź będących koncesjonariuszami, takich e-faktur, które zawierają metadane – czyli pozwalają w sposób automatyczny obsługiwać te dokumenty przez systemy informatyczne.

- To oznacza, że po wprowadzeniu jej w życie, administracja będzie musiała być gotowa do automatycznej obsługi takich dokumentów elektronicznych w standardach używanych w danych krajach. To przykład aktywnego promowania e-faktury przez Unię, jako efektywnej kosztowo formy fakturowania, zarówno wśród przedsiębiorstw, jak i w administracji tłumaczy Marek Rudziński.

Jak przekonuje ekspert, ze wszystkich porównań międzynarodowych organizacji wynika, że polscy przedsiębiorcy są wśród tych, którzy najrzadziej posługują się elektroniczną fakturą.

- Statystyki podają, że w Wielkiej Brytanii 9 na 10 przedsiębiorców używa faktury elektronicznej. W Polsce takiego dokumentu używa 1 na 10. Co więcej administracja publiczna wcale nie była elektroniczną fakturą zainteresowana. Powód? Po pierwsze nie było jednolitego standardu takiego dokumentu w Europie a po drugie, ponieważ nikt nie nakazywał używania elektronicznej faktury to nikogo to nie zainteresowało – tłumaczy Rudziński.

Ministerstwo Gospodarki, jako jedno z pierwszych w Unii Europejskiej zdecydowało się na autoryzowanie istniejących standardów formatów faktury elektronicznej tak, aby wskazać administracji publicznej te formaty, które są dominujące w danym kraju i które powinny być obsługiwane przez administrację.

- Tak się składa, że Sage zgłosił się ze swoim formatem takiej elektronicznej faktury i ten format zastał autoryzowany i opublikowany, co sprawia, że Polska jest jednym z pierwszych krajów UE, które rozpoznały i autoryzowały obowiązujący format faktury elektronicznej – mówi Marek Rudziński.

Czy elektroniczna faktura się opłaca?

- W Polsce w obrocie jest około półtora miliarda faktur. Większość papierowych. Ci z nas, którzy posiadają telefony komórkowe wiedzą, że za przejście z faktury papierowej na elektroniczną otrzymuje się pewien bonus. Ten bonus, w zależności od firmy telekomunikacyjnej, wynosi od 5 do 10 zł. Zatem koszt obsługi faktury papierowej to nie mniej niż 10 złotych. Jeżeli to przemnożymy prze półtora miliarda faktur okaże się, że mniej więcej 15 miliardów złotych wydawanych jest w Polsce rocznie na obsługę faktur papierowych.

Arkadiusz Ekiert