Jak odnaleźć dokumenty ze zlikwidowanych firm?

Posłuchaj

Informacje o miejscu przechowywania dokumentacji pracowniczej i płacowej z części zlikwidowanych zakładów pracy można uzyskać m.in. w terenowych jednostkach organizacyjnych ZUS – wyjaśnia gość Jedynki Agnieszka Sochacka z Centrali ZUS. (Dominik Oledzki, Naczelna Redakcja Gospodarcza Polskiego Radia)

Dodaj do playlisty

Dodaj do playlisty

Archiwum to jest jednostką organizacyjną Archiwum Państwowego w Warszawie.

Kapitał początkowy – tylko z odpowiednimi dokumentami

Osoba występująca o emeryturę, rentę lub ustalenie kapitału początkowego musi dołączyć do wniosku dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia i osiągane zarobki.

Jeżeli okaże się, że nie wszystkie dokumenty może pracownik zgromadzić, to wtedy musi podjąć poszukiwania, bo zdarza się, że zakład pracy już nie istnieje.

– Informacje o miejscu przechowywania dokumentacji pracowniczej i płacowej z części zlikwidowanych zakładów pracy można uzyskać w terenowych jednostkach organizacyjnych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jest też baza zlikwidowanych zakładów pracy, która umieszczona na stronie internetowej ZUS, pod adresem www.zus.pl – wyjaśnia gość Jedynki Agnieszka Sochacka z Centrali ZUS.

Kto musi wystawić zaświadczenie…

Jeżeli firma, w której byliśmy zatrudnieni nadal istnieje, sprawa jest o wiele prostsza. Ponieważ w takiej sytuacji zakłady pracy mają obowiązek wystawienia odpowiednich dokumentów.

– Są zobowiązane, żeby wystawić nam dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia i zarobki na podstawie posiadanej dokumentacji osobowo-płacowej. Jeżeli zakład został przekształcony, to takie dokumenty można pozyskać od następcy prawnego – podkreśla gość Jedynki.

…a kto ma prawo wydawania odpisów?

Na rynku działają wyspecjalizowane firmy, zajmujące się przechowywaniem tego typu dokumentacji. Jednak nie każdy podmiot, który się tym zajmuje, jest uprawniony do wydawania np. zaświadczeń:

– Wyłącznie podmioty, które uzyskały wpis do rejestru tzw. przechowawców, prowadzonego przez marszałka województwa mogą wydawać wypisy, odpisy z dokumentacji, którą posiadają. Jedynie archiwum lub inny taki uprawniony podmiot w zakresie przechowywania akt pracowniczych może wydawać odpowiednie dokumenty, które są podpisane przez kierownika archiwum lub ten podmiot prowadzący – podkreśla Agnieszka Sochacka.

Ważne!

Ewidencję takich podmiotów prowadzi również Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. Jest ona dostępna na stronie internetowej: bip.ap.gov.pl.

Jak najszybciej szukać dokumentów?

Co jednak zrobić, jeśli ubezpieczony chciałby złożyć wniosek o naliczenie kapitału początkowego, ale brakuje mu dokumentu potwierdzającego zatrudnienie w zakładzie, który już nie istnieje. Jakie informacje na temat tego zakładu musi mieć, żeby odnaleźć te dokumenty w archiwum?

W pierwszej kolejności należy ustalić pełną nazwę zakładu pracy.

– Takie informacje można ustalić na podstawie wpisów w dowodach osobistych starego typu, legitymacji ubezpieczeniowych, lub też innych pism, które się zachowały, a były kierowane do pracownika z zakładu pracy. Jeżeli posiadamy pełna nazwę, możemy wykorzystać wyszukiwarkę bazy zlikwidowanych zakładów pracy bądź też zasoby Internetu, by wyszukać gdzie jest jednostka przechowująca dokumenty tego zakładu pracy – tłumaczy Agnieszka Sochacka z Centrali ZUS.

Dokumenty wystawione przez przechowawcę, który nie dopełnił obowiązku rejestracji, nie mogą być ocenione przez ZUS jako wiarygodne. Warto wtedy próbować wypożyczyć dokumenty i uzyskać ich notarialne poświadczenie lub przedstawić oryginały w ZUS w celu wykonania kopii i uwierzytelnienia przez organ rentowy.

Dominik Olędzki, mb

Podczas dyżuru telefonicznego z udziałem eksperta z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, na pytania słuchaczy dotyczące  poszukiwania dokumentów potwierdzających zatrudnienie  w zlikwidowanym zakładzie pracy, odpowiadała Agnieszka Sochacka.

Pytanie: Posiadam  niepełną dokumentację potwierdzającą zatrudnienie, co mogę teraz zrobić, kiedy sprawa została zamknięta, a te archiwa, które mogły mieć te dokumenty, ich nie mają. Moje składki zostały odprowadzone. Świadectwo pracy jest, ale wyliczenia zarobków nie ma. Co teraz?

Agnieszka Sochacka: W takim przypadku, jeśli nie ma potwierdzenia wysokości zarobków, a jest dokument, że pracował Pan w danym okresie, to dziś obowiązujące przepisy mówią, że za ten okres można przyjąć minimalne wynagrodzenie obowiązujące w danym okresie. Natomiast odnosząc się do tego, że składki były odprowadzone –owszem, ale wcześniej składki nie były odprowadzane imiennie, tak jak dzieje się to dziś. Wcześniej zakłady pracy rozliczały się globalnie, czyli za konkretną liczbę pracowników, ale nie wiedzieliśmy, ile poszczególne osoby zarabiają, dlatego potrzebne były dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia. Po 12 latach przechowywania, dokumentacja płacowa mogła być zlikwidowana, bo takie były przepisy, ale jest jeszcze dokumentacja osobowa, która jest przechowywana przez 50 lat. Jeżeli dokumenty były przekazane do archiwum, to być może czymś takim archiwum dysponuje i na podstawie takiej szczątkowej dokumentacji z akt osobowych można odtworzyć wysokość osiąganego przez Pana wynagrodzenia. Takie dokumenty też są dopuszczone przez ZUS, także może Pan spróbować się z tym archiwum skontaktować i zapytać, czy takiej dokumentacji osobowej nie mają.

Pytanie: Jestem już na emeryturze 10 lat, ale rozpoczęłam pracę w roku 1972, pracowałam 3 lata w Płocku, potem się przeprowadzałam i jak zwróciłam się do niektórych zakładów pracy o dokumentację, to już te zakłady dokumentów nie miały, więc nie wiem, jakie dokumenty ZUS uwzględnił z tych lat, kiedy nie mogłam dostarczyć pełnej dokumentacji. Świadectwa pracy miałam wszystkie, ale nie miałam zarobków.

Agnieszka Sochacka: Zarobki nie muszą być dostarczone za cały okres zatrudnienia. Dwie rzeczy biorą udział w wyliczaniu emerytury na tzw. starych zasadach, jest to długość okresów zatrudnienia, takich okresów składkowych i okresów nieskładkowych, które są uwzględniane, ale nie są aktywnością zawodową, chociażby urlopy wychowawcze. Natomiast zarobki brane są z konkretnych lat i w zależności od tego, w którym roku przechodziła Pani na emeryturę, była brana pod uwagę trochę inna liczba lat do ustalenia tzw. podstawy wymiaru. A ostatnie przepisy, które w tej chwili obowiązują, mówią o tym, że można wykazać 10 kolejnych lat zarobków lub też 20 dowolnie wybranych. Jeżeli ma Pani wątpliwości, jakie lata zostały wzięte pod uwagę i jakie zarobki, to proponuję skontaktować się z ZUS.

Pytanie: Pracowałem w zakładach górniczo-hutniczych k. Częstochowy w latach 1967–79. W tym czasie byłem oddelegowany do pracy za granicą. Świadectwo pracy dostałem od zakładu macierzystego za lata 1967–79, w tym oddelegowanie było od 1975 do 1977 roku, natomiast zakład z zagranicy wydał mi świadectwo rok wcześniej, czyli od 1974. Oddałem sprawę do sądu pracy, sąd jednak tego nie zaliczył, bo zakładu już nie ma, mimo że podałem, że archiwum jest w Częstochowie.

Agnieszka Sochacka: Jeżeli archiwum posiada dokumenty, a te dokumenty jak Pan twierdzi tam są,  to zapewne znajdują się tam również i dokumenty potwierdzające okres Pana delegowania. Co prawda świadectwo pracy można sprostować tylko w określonym czasie, więc dzisiaj ta kwestia odpada, ale gdyby Pan pozyskał z tego archiwum kopie dokumentów od kiedy – do kiedy był Pan delegowany, to wówczas byłaby to podstawa do tego, żeby ZUS na nowo przyjrzał się Pana sprawie.

Pytanie: Moja siostra mieszka aktualnie we Francji, pracowała w Polsce w latach ’70, dwa lata w służbie zdrowia. To był zakład, który już dawno został zlikwidowany, ale był prowadzony przez Zakon Urszulanek. I tych dwóch lat jej brakuje, a dokumentów potwierdzających nie ma, nie znamy pełnej nazwy tego zakładu. W jaki sposób mogłabym jej pomóc?

Agnieszka Sochacka: Trudno może być w takim układzie, jeśli Państwo nie znacie pełnej nazwy tej placówki,  ale można przeszukać bazę zlikwidowanych zakładów pracy, która jest w ZUS dostępna, albo bezpośrednio w ZUS, albo na stronie internetowej www.zus.pl – i spróbować wyszukać przynajmniej po adresie ten zakład. Ewentualnie można spróbować odnaleźć kogoś, kto z siostrą pracował i można byłoby złożyć zeznania dwóch świadków, którzy potwierdziliby, że Pani siostra w takim i takim okresie z nimi tam pracowała.

Oprac. Elżbieta Szczerbak

Audycja powstała przy współpracy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.