Nowy System Rejestrów Państwowych paraliżuje pracę wielu urzędów stanu cywilnego

Wtedy, kiedy skończył się okres przejściowy, w którym gminy mogły prowadzić rejestrację stanu cywilnego w nowym systemie elektronicznym, ale i w starym systemie papierowym. Od 1 września rejestracja aktów stanu cywilnego odbywa się wyłącznie elektronicznie.

Obsługa mieszkańców znacznie się wydłużyła

Przez ostatnie kilkanaście dni z całego kraju napływają informacje, że czas oczekiwania na dokumenty wydawane przez urzędy stanu cywilnego (USC) znacznie się wydłużył. Urzędnicy bronią się, że nie są winni, problem leży w niedopracowanej aplikacji Źródło, która wydłużyła czas pracy nad wydaniem każdego dokumentu, w wielu przypadkach nawet kilkukrotnie.

Na dokumenty USC czeka się dłużej np. w Tarnobrzegu. Renata Domka z tarnobrzeskiego magistratu twierdzi, że na początku nowy system elektroniczny przysparzał sporo problemów, teraz działa coraz sprawniej, ale wciąż nie jest kłopotliwy.

– System, który miał ułatwić i przyspieszyć pracę urzędników, jest ciągle niestabilny i komplikuje ją – wyjaśnia Renata Domka. – Największy kłopot jest w soboty, bo jeżeli pojawi się problem natury technicznej, nie ma komu go naprawić, gdyż informatycy gminni tego dnia nie pracują.

REKLAMA

W starym papierowym systemie obsługa petenta trwała 5-10 minut, teraz co najmniej 17 minut

O ile przed informatyzacją systemu obsługa jednej osoby w Tarnobrzegu trwała 5-10 minut, teraz zajmuje średnio 17 minut, a jeśli system się zawiesza, czas oczekiwania wydłuża się do pół godziny.

– W soboty system zawiesza się najczęściej, zdarza się, że nawet nie można się zalogować. Wtedy urzędnicy są bezradni, jedyne, co mogą zrobić, to siedzieć bezczynnie, czekać i prosić ludzi o cierpliwość – dodaje Renata Domka.

W efekcie wydanie odpisów wszystkich aktów trwa dłużej. Najgorzej jest z aktami zgonów, szczególnie w soboty. Inne odpisy są wydawane w ciągu tygodnia.

Winne Źródło. Bo się zawiesza

Nawet trzy tygodnie czeka się zaś na dokumenty wydawane przez urząd stanu cywilnego w Warszawie. – Problemem jest aplikacja Źródło, która się zawiesza – twierdzą urzędnicy.

REKLAMA

Wydłużenie obsługi mieszkańców potwierdza także Edmund Olczak, dyrektor Urzędu Stanu Cywilnego w Krakowie. Jak wyjaśnia, na wydanie odpisów z aktów stanu cywilnego w krakowskim USC nie trzeba było do tej pory czekać zbyt długo. Były one wydawane w tym samym dniu, od ręki, a jedynym ograniczeniem była najwyżej kilkuosobowa kolejka. Ten standard usługi utrzymywany był najdłużej, jak na to pozwalały przepisy, czyli do końca sierpnia br.

Akt przed odpisem trzeba zmigrować

– Zgodnie z nowymi przepisami, od 1 września br., zanim wyda się klientowi odpis aktu, musi on zostać zmigrowany, czyli w praktyce przepisany poprzez aplikację Źródło, do ogólnopolskiego elektronicznego rejestru stanu cywilnego – wyjaśnia Edmund Olczak. – Jest to bardzo czasochłonne, a codziennie w krakowskim USC wydaje się kilkaset odpisów aktów (średnio ponad 420 odpisów).

Poprawa nastąpi, gdy system się napełni

W efekcie średni czas na realizację wydania odpisu aktów stanu cywilnego wzrósł z 15 do 40 minut.

Edmund Olczak zauważa jednak także zalety nowego rozwiązania. Chodzi o to, że z aktu raz przeniesionego do rejestru elektronicznego będzie można szybko wydać odpis, i to w każdym urzędzie stanu cywilnego w Polsce.

REKLAMA

– Beneficjentami tego rozwiązania obywatele będą wtedy, gdy rejestr elektroniczny wypełni się właściwą ilością danych, co następować będzie sukcesywnie, ale w dłuższej perspektywie – analizuje dyrektor krakowskiego USC.

Pracownicy urzędów stanu cywilnego „padają na twarz” pracując po godzinach

Jeden z naszych czytelników zauważa z kolei, że „być może małe USC jakoś sobie radzą z uwagi na skromną liczbę rejestracji stanu cywilnego ale w dużych USC pracownicy padają dosłownie „na twarz” ze zmęczenia, próbując podołać olbrzymiej, idącej w tysiące, koniecznej do wykonania, liczby zleceń na migrację akt stanu cywilnego do SRP. To samo tyczy się usuwania niezgodności w bazie PESEL. Pracownicy harują po godzinach i w soboty”.

Nasz czytelnik radzi, by „któryś z kompetentnych decydentów MSW zmonitorował faktyczny problem w dużych urzędach stanu cywilnego i pomógł w rozwiązaniu problemu natychmiastowego wzmocnienia kadrowego, bez którego dalsze funkcjonowanie tych USC jest bardzo realnie zagrożone. Natychmiastowe zasilenie kadrowe odnosi się tak do pracowników, jak i kadry kierowniczej, w której gestii leży zatwierdzanie aktów”.

Wiele gmin nie zauważyło zmian dotyczących urzędów stanu cywilnego

Także Piotr Mierzwiński z Centralnego Ośrodka Informatyki (COI) zastanawia się, czy polityka kadrowa wszystkich gmin jest odpowiednia. Pytanie, czy gminy zrobiły prostą rzecz, jaką jest wewnętrzne przetasowanie.

REKLAMA

– Pamiętajmy, że poza systemem informatycznym mamy nowe ustawy, rozporządzenia i procedury. W efekcie ciężar obsługi obywateli został przeniesiony w dużej mierze z ewidencji ludności w urzędzie gminy na urząd stanu cywilnego. Tak stało się np. z nadawaniem numeru PESEL czy meldowaniem dziecka. Być może niektóre urzędy nie podjęły decyzji o odpowiednich przesunięciach personelu – analizuje Piotr Mierzwiński.

A może powinien pomóc rząd, który jest autorem całego zamieszania? Małgorzata Woźniak, rzecznik prasowy MSW, podkreśla, że resort nie może wpływać na politykę kadrową w urzędach stanu cywilnego, nie ma kompetencji, by zatrudniać urzędników w samorządach. Nawet w trybie awaryjnym MSW nie może wysyłać do gmin swoich ludzi.

– Prawnie jest to niemożliwe, złamalibyśmy prawo – mówi Małgorzata Woźniak. – My możemy wpierać, pomagać, mamy help desk, który działa. Jesteśmy po to, by udzielić wsparcia technicznego i jeżeli urzędy go potrzebują, to pomagamy i odpowiadamy na wszystkie pytania i wątpliwości urzędów.

Także Centralny Ośrodek Informatyki zapewnia, że na bieżąco jest w kontakcie z gminami.

REKLAMA

– Nie ma zgłoszenia z gminy, na które nie odpowiedzielibyśmy. Oczywiście część z nich to są jednostkowe tematy, których rozwiązanie zajmuje więcej czasu – wyjaśnia.

Urzędnicy w Tarnobrzegu nie potwierdzają jednak aż takiego zaangażowania COI. Podkreślają, że kontakt z Centralnym Ośrodkiem Informatyki na początku był lepszy, teraz wygląda to znacznie gorzej.

– Wysłaliśmy oficjalne pismo do COI z prośbą o pomoc, w odpowiedzi odpisali, że wszystko po ich stronie jest w porządku, a awarią powinni zająć się informatycy gminni – twierdzi Renata Domka.

System jest centralny, jeden dla wszystkich urzędów

Resort spraw wewnętrznych podkreśla, że wdrożenie Systemu Rejestrów Państwowych było olbrzymią zmianą dla całej administracji.

REKLAMA

– Dotyczyła nie tylko nowego systemu i aplikacji do jego obsługi. To, obok legislacji (trzy nowe ustawy i rozporządzenia), zmodyfikowane lub stworzone od podstaw procedury. W przypadku urzędu stanu cywilnego był to także przeskok z dotychczasowych aktów w wersji papierowej na ich odpowiedniki w wersji cyfrowej (w dodatku przechowywanych w centralnym, referencyjnym rejestrze) – informuje MSW.

Zdaniem Piotra Mierzwińskiego, System Rejestrów Państwowych oraz aplikacja Źródło działają bez zarzutu, są one cały czas ulepszane.

– Nie mieliśmy żadnej awarii, nie było żadnego, nawet chwilowego przestoju w obsłudze. Po 1 września liczba zgłoszeń ze strony urzędów nie odbiega od średniej 80 zgłoszeń dziennie – wyjaśnia Piotr Mierzwiński.

W jego opinii problemy są zgłaszane przede wszystkim przez urzędy w Warszawie i Lublinie. Powodem nie jest jednak system, który jest centralny i dla wszystkich urzędów działa w ten sam sposób.

REKLAMA

– Duża część urzędów przeszła na SRP 1 marca i one proces normalizacji pracy już mają za sobą. Warszawa w systemie Źródło działa dopiero od 1 września. Do tej pory pracowano tam w oparciu o dotychczasowe procedury. Jedyne, co robiono przez Źródło, to migracje aktów na wnioski innych USC – zauważa Piotr Mierzwiński. – Pytanie, jak wygląda przygotowanie warszawskiego urzędu do wdrożenia SRP - dodaje.

Bartosz Dyląg