Najważniejsze informacje w skrócie:

• Nowe przepisy, które weszły w życie w 2026 roku, pozwalają na wliczenie do pracowniczego stażu pracy okresów zatrudnienia na umowach cywilnoprawnych oraz prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej, o ile odprowadzano od nich składki społeczne.
• Aby skorzystać z reformy i uzyskać np. wyższy wymiar urlopu, pracownik musi złożyć elektroniczny formularz USP przez platformę PUE/eZUS, wybierając opcję potwierdzenia wszystkich okresów ubezpieczenia.
• Dokument wygenerowany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych należy dostarczyć pracodawcy w ciągu 24 miesięcy od wejścia w życie ustawy, co zagwarantuje wyrównanie uprawnień z mocą wsteczną.

Rewolucja w liczeniu lat pracy. Kto zyska najwięcej?

Reforma, która w pełni zaczęła obowiązywać w 2026 roku, kończy z wieloletnim podziałem na "lepsze" i "gorsze" formy zatrudnienia. Dotychczas miliony Polaków pracujących na tzw. śmieciówkach (umowach zlecenia) lub prowadzących samozatrudnienie (JDG) nie mogły wliczyć tych lat do stażu pracowniczego, który decyduje o uprawnieniach kodeksowych. Nowelizacja kodeksu pracy zmienia tę zasadę, nakazując sumowanie wszystkich okresów, za które opłacano składki emerytalne i rentowe.

Największym beneficjentem zmian będą osoby, które przez lata pracowały na zleceniach, a teraz są zatrudnione na etacie. Dzięki doliczeniu tych okresów znacznie szybciej osiągną 10-letni staż pracy, który uprawnia do 26 dni urlopu wypoczynkowego (zamiast podstawowych 20 dni).

Zyskają również pracownicy sfery budżetowej, dla których dłuższy staż oznacza szybsze nabycie prawa do nagród jubileuszowych oraz wyższych dodatków stażowych. Prawo do doliczenia lat zyskują także osoby, które prowadziły własną działalność gospodarczą, a następnie przeszły na etat.

Instrukcja krok po kroku: Jak złożyć wniosek USP?

Aby "odzyskać" przepracowane lata, konieczne jest uzyskanie oficjalnego zaświadczenia z ZUS, gdyż pracodawcy utracili autonomię w samodzielnym naliczaniu tych okresów na podstawie starych umów. Głównym narzędziem jest tu formularz USP, który dotyczy okresów po 1 stycznia 1999 roku i jest dostępny wyłącznie drogą elektroniczną.

📑 Wniosek USP (Staż pracy)

Jak pobrać zaświadczenie z ZUS do doliczenia lat pracy? Instrukcja krok po kroku.

🔑 1. Logowanie i Rola

Zaloguj się na PUE/eZUS (najlepiej przez Profil Zaufany lub bankowość).

Po wejściu upewnij się, że jesteś w panelu "Ubezpieczonego".

To kluczowe, bo wniosek dotyczy twojej osobistej historii ubezpieczenia.

🔍 2. Znajdź wniosek USP

Wejdź w zakładkę "Usługi" (Katalog Usług).

Wpisz w wyszukiwarkę: "USP" lub "staż pracy".

Wybierz: "Złożenie wniosku USP. Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczania okresów do stażu pracy".

✅ 3. Kluczowy wybór

W sekcji "Zakres danych do potwierdzenia" zaznacz opcję:

Potwierdzenie wszystkich okresów

Eksperci rekomendują ten wybór – gwarantuje ujęcie pełnej historii i zwalnia z ręcznego wpisywania NIP-ów dawnych pracodawców.

📩 4. Weryfikacja i wysyłka

System automatycznie zaciągnie twoje dane. Sprawdź e-mail i telefon, by otrzymać powiadomienie.

Podpisz wniosek Profilem Zaufanym i wyślij.

⚠️ Praca przed 1999 rokiem?

Jeśli masz historię zatrudnienia sprzed 1 stycznia 1999 r., musisz złożyć dodatkowy wniosek:

Wniosek US-7

Możliwa forma papierowa. W opisie zaznacz: "w celu doliczenia do pracowniczego stażu pracy".

Co zrobić z otrzymanym zaświadczeniem?

Po otrzymaniu powiadomienia, że dokument jest gotowy (zazwyczaj trwa to do 7 dni, w trudniejszych sprawach do 30 dni), należy pobrać go z portalu ZUS w formacie XML lub PDF. Dokument ten jest cyfrowym oryginałem.

Następnym krokiem jest przekazanie pliku do działu kadr (HR) obecnego pracodawcy. Należy dołączyć do niego wniosek o przeliczenie stażu pracy i korektę uprawnień pracowniczych. Pracodawca ma obowiązek zweryfikować przedłożone zaświadczenie i zaktualizować limit urlopowy oraz inne uprawnienia zależne od stażu. Ważne, aby zrobić to w oknie czasowym 24 miesięcy od wejścia w życie przepisów – wówczas pracodawca ma obowiązek wyrównać świadczenia (np. zaległy urlop) z mocą wsteczną.

🤝 Rozmowa z HR

Jak skutecznie załatwić doliczenie stażu pracy? 3 kroki, by uniknąć oporu biurokracji.

💾 1. Pobierz plik XML

Nie drukuj tylko PDF-a z PUE ZUS.

Działy kadr często potrzebują oryginalnego pliku XML z cyfrowym podpisem ZUS.

Tylko taki plik jest gwarancją autentyczności dla systemu płacowego.

📝 2. Pismo przewodnie

Dołącz proste podanie, aby zachować porządek w dokumentach:

"Na podstawie art. [numer ustawy] proszę o ponowne przeliczenie mojego stażu pracy i zwiększenie wymiaru urlopu..."

Wskazanie konkretnej daty od której wnioskujesz, ułatwi pracę księgowości.

📅 3. Sprawdź maj 2026

Pracujesz w firmie prywatnej? Pamiętaj o terminach ustawowych.

Obowiązek od 1 maja

Twój pracodawca ma obowiązek zaakceptować nowy staż najpóźniej od tej daty. Jeśli składasz wniosek wcześniej, warto o tym pamiętać, by uniknąć nieporozumień.

Terminy i wykluczenia. Kto nie dostanie zaświadczenia?

Mimo szerokiego zakresu reformy, istnieją istotne wyjątki. ZUS nie zaliczy do stażu pracy okresów wykonywania umowy zlecenia przez uczniów i studentów, którzy nie ukończyli 26. roku życia, jeśli w tym czasie nie podlegali oni obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym. W takiej sytuacji wniosek zakończy się decyzją odmowną lub wydaniem zaświadczenia niepełnego.

Warto pamiętać o terminach wejścia w życie obowiązku zaliczania nowych okresów przez pracodawców. Dla sektora finansów publicznych data ta to 1 stycznia 2026 roku, natomiast dla pracodawców prywatnych – 1 maja 2026 roku.

W przypadku otrzymania z ZUS decyzji odmownej lub zaświadczenia zawierającego błędy, wnioskodawcy przysługuje prawo do odwołania. Należy je wnieść w terminie 30 dni od doręczenia pisma, za pośrednictwem oddziału ZUS, do właściwego Sądu Okręgowego (Sądu Pracy). Zanim sprawa trafi na wokandę, ZUS ma miesiąc na autokontrolę i ewentualną zmianę swojej decyzji bez udziału sądu.

Czytaj także: 

• Kawa podniosła singlom ciśnienie w portfelach. W listopadzie powrót do podwyżek
• Utrzymanie rodziny coraz droższe. Mięso, kawa i herbata uderzyły efektem skali
• Emeryci uratowani przez ziemniaki. Listopad dał chwilę finansowego oddechu

Źródło: ZUS/Michał Tomaszkiewicz